2012

VOLVIENDO A FUNDAMENTOS

Fundamentar una Afinidad Mediante el Método del K-J

por Craig Plain

¿Tienes inmensas porciones de datos? ¿Comentarios escritos de evaluaciones o de grupos concentrados? ¿Términos al azar de una sesión de reunión de reflexión? ¿Información que quisieras organizar en grupos flexibles?

El diagrama de la afinidad es un buen método para organizar datos rápidamente. La herramienta también se conoce como una carta de afinidad, análisis temático o el método del K-J, en honor al antropólogo japonés Kawakita Jiro, quién creó la técnica.

Para construir un diagrama de afinidad, necesitas tarjetas de ìndice o papeles autoadhesivos del tipo “post-it”, algún espacio fìsico y un grupo de gente. A partir de allì, puedes:

  1. Transferir datos a las fichas ìndice o papeles autoadhesivos.
  2. Dispersar las tarjetas en una mesa o pegar las notas sobre una pared o una pizarra.
  3. Dividir a los participantes en grupos más pequeños de dos o tres personas.
  4. Hacer que un grupo organice las fichas en silencio.
  5. Rotar al grupo de participantes que organiza las fichas cada dos o tres minutos. Continúe esto hasta que las fichas o las notas se hayan organizan en grupos de ideas, temas o asuntos relacionados.
  6. Elaborar tìtulos para cada grupo de fichas. Si tienen una vinculación lógica, poner a grupos relacionados en grupos más grandes que los contengan.

Cuando finalices, tendrás algo similar al diagrama de afinidad mostrado en la figura 1.

Seguir estos consejos ayudará a hacer que el proceso sea más fácil:

  • Escribir solamente un tema o asunto en cada tarjeta o nota autoadhesiva.
  • Para que las fichas sean clasificadas, no utilice ningún tipo de orden al organizar las tarjetas.
  • Al transferir los datos, si es posible, no cambie la redacción.
  • No hablar mientras se organizan las fichas. Si bien puede que esto sea la parte más difìcil que hacer para algunos, el silencio previene influenciar a otros participantes.
  • Detenga el ejercicio solamente cuando algunas fichas hayan quedado a la izquierda sin ser asignadas a un grupo determinado. Duplique esas fichas y colóquelas en grupos.
  • Discuta entre todos y asigne tìtulos para los diferentes grupos. Fijar las etiquetas del tìtulo. Si algún grupo presenta un vìnculo lógico, únalos y asigne un tìtulo a ese grupo.
  • Tómese el tiempo para discutir el diagrama que resulta. Repase cualquier sorpresa o desacuerdo, que pudieran servir de fundamento para un plan de acción.

Con este ejercicio, no sólo haz agrupado fácilmente los datos, también han alcanzado los siguientes beneficios:

Rapidez: Imagine a un grupo discutir cómo compilar centenares de datos. El ejercicio de la afinidad fuerza a él equipo a utilizar reacciones instintivas más bien que discusiones prolongadas.

Aceptación: Leer, razonar y mover los datos construye la aceptación por parte del equipo. Ellos se habitúan con los temas y relaciones..

Nuevo pensamiento: Debido a él movimiento espacial, este ejercicio fuerza al equipo a utilizar el lado derecho creativo del cerebro además del lado izquierdo analìtico del cerebro. Esta combinación puede abrir los ojos de la gente en una nueva manera de considerar las cosas.

Figura 1: Diagrama de Afinidad terminado

He utilizado este proceso para organizar ideas de las reuniones de reflexión de ideas para encausar proyectos y desarrollar categorìas en base de datos a partir de una encuesta sobre opiniones de clientes. Las categorìas entonces fueron utilizadas para seguir tendencias y para compilar defectos.

La cantidad de datos que son organizados usando este método puede intimidar. Mi primer ejercicio de afinidad tenìa 647 notas autoadhesivas pegadas por todas las paredes de una gran sala de conferencias. Tomó un par de horas poder completar el ejercicio.

Aun cuando la rapidez es beneficiosa para el proceso, es importante tomarse su tiempo. Si hay una gran cantidad de datos y tienes dificultad para formar un equipo por un perìodo de tiempo corto, considera la opción de disponer las fichas en un área pública y permitir que el equipo agrupe los datos durante varios dìas. Esto permitirá que el equipo aborde el proyecto por corto tiempo a la vez.

Mucha gente es renuente a intentar utilizar esta herramienta de gran alcance. Superficialmente tiene una apariencia un poco simplista o aún tonta. Pero después de que el equipo haya finalizado el ejercicio, verá que puede ser útil y puede agregarlo a su caja de herramientas.

BIBLIOGRAFìA

  1. Brassard, Michael, The Memory Jogger Plus, GAOL/QPC, 1989, pp. 17-40.
  2. George, Michael L., et al, The Lean Six Sigma Pocket Toolbook, McGraw-Hill, 2005, pp. 30-32.
  3. Tague, Nancy R., The Quality Toolbox, second edition, ASQ Quality Press, 2004, pp. 96-99.

CRAIG PLAIN es un lìder de calidad con GE Healthcare Institute y Teniente Coronel que colabora en la implementación de proceso de mejoras en el 128th Air Refueling Wing de Wisconsin Air National Guard. Obtuvo su maestrìa en Economìa de University of Oklahoma en 1993 y recientemente termono de cursar para un doctorado en educación para adultos.

Sign Up for Newsletters