2019

VOLVIENDO A LOS FUNDAMENTOS

Un enfoque disciplinado

Ejecución de acciones correctivas utilizando el modelo 8D

Por W. Frazier Pruitt

Nada causa ansiedad a un equipo como la liberación de un Sistema de Acciones Correctiva Acciones Preventivas (CAPA, por sus siglas en ingles) y acompañando el modelo de las ocho disciplinas (8D). Las preguntas de valor vienen inmediata y consistentemente. La fase de negación es inevitable, pero el equipo puede acelerar el progreso de la formación, tormenta, normalización y emerger con la ejecución de una estrategia.

Tranquilice a su equipo de que será sencillo realizar las 8D—todo lo que debe hacerse es ajustar la rutina de resolución de problemas en las ocho disciplinas. Esto es solo dar formato al marco de referencia para organizar las ideas y recordar los pasos importantes.

Siga esta explicación paso a paso de las 8D para tranquilizar a su equipo y obtener resultados:

D0: Plan. Describa el problema original, que usualmente es una queja del cliente. Evalúe el tiempo, las personas, y otros recursos necesarios para resolver y corregir el problema.

D1: Trabaje en Equipo. No lo haga solo—los resultados del proyecto serán mejores si forma un equipo. Elija miembros con diversos conjuntos de habilidades que provengan de las diferentes áreas de la empresa. Al igual que todos los enfoques de resolución de problemas, el trabajo en equipo hace que las soluciones sean más específicas y sólidas, resolviendo así el problema desde la perspectiva humana, financiera y técnica.

D2: Defina y describa el problema. Definir el problema define el alcance del mismo. Algunas veces, las declaraciones originales del problema son ambiguas o incluso inadecuadas. Corrija esto utilizando el conocimiento específico de su equipo para aclarar y determinar el problema real. Escribir una buena definición del problema vale la pena. Entender el proyecto reducirá el alcance no deseado y mantendrá al equipo en la tarea.

D3: Desarrolle y ejecute un plan de contención provisional. Proteja a sus clientes de cualquier efecto adicional estableciendo una solución temporal parar contener el problema.

D4: Determine, identifique y verifique las causas raíz. Este es un paso crítico. Tenga cuidado con las personas que vienen con causas o, lo que es peor, con soluciones. La clave es encontrar las causas raíz utilizando herramientas de calidad, tales como tres vertientes de cinco ¿por qué? O un mapa de causa. Las herramientas organizan los datos y facilitan el intercambio de conocimiento. Además, puede encontrar un defecto fundamental o captar un detalle que de otra manera solo podría haberse echado un vistazo.

D5: Escoja y verifique las correcciones permanentes. Este es el paso en donde las personas tratan de inicia el proceso 8D. Resiste la mentalidad de “No te quedes ahí parado, haz algo”. Mantenga sus juicios y acciones hasta que los pasos D0 a D4 estén completos. La solución debe ser permanente, sistémica y abordar la causa raíz; el equipo debe comprender el problema y las causas raíz antes de poder hacer esto.

D6: Implemente y valide las acciones correctivas. No solo verifique que las acciones se han completado—también valídelas. Ocasionalmente, las acciones correctivas se las lleva el viento, pero es mucho mejor verificar que la acción causa una mejora. Midiendo la mejora verificara no solo la ejecución, sino también la eficiencia. Evite especular, utilice evidencia objetiva tales como graficas de variación, alcanzar una meta tres meses seguidos o usar una prueba T para pruebas estadísticas.

D7: Tome medidas preventivas. Evite que el problema pase en el futuro. Esto, justificadamente, es la parte difícil de 8D. Busque fallos sistémicos y mire más allá de los problemas actuales. Corregir el problema potencial para diferentes líneas de productos o departamentos.

D8: Felicite a su equipo. Reconozca a los miembros del equipo demostrándoles su apreciación tanto a ellos como a sus contribuciones. Si esto es desafiante, organice un almuerzo/cena de reconocimiento para el equipo, pero algo más significativo es mejor. No subestime el reconocimiento: puede ser la parte más importante de crear aceptación del modelo 8D y el sistema CAPA.


W. Frazier Pruitt es ingeniero Sr. y supervisor de control de calidad en Southco Inc. en el área de Rochester, Nueva York. Obtuvo una licenciatura en ingeniería mecánica y eléctrica del Instituto de Tecnología de Rochester. Pruitt es un candidato a MBA en la Kelley School of Business de la Universidad de Indiana en Bloomington, y en la Alliance Manchester Business School en el Reino Unido. Como miembro senior de ASQ, Pruitt es un ingeniero de calidad y Six Sigma Black Belt certificado por ASQ.


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