2019

VOLVIENDO A LOS FUNDAMENTOS

Mantenlo Simple

Un enfoque lean para promover las sugerencias de los empleados

por Scott Force

Un elemento clave del pensamiento esbelto son los procesos altamente visibles. Ser capaz de discernir el estado de un proceso de un vistazo permite identificar y resolver problemas rápidamente. Un tablero visual es una gran herramienta para ver cómo un proceso se está moviendo hacia un objetivo para que las correcciones en curso, si se requieren, se pueden hacer lo antes posible. Cuando se aplica este pensamiento a la creatividad no aprovechada de los empleados, uno de los ocho desperdicios lean de Toyota, un proceso visual ayuda a resaltar el progreso de una sugerencia de los empleados a medida que se mueve a través del proceso de revisión e implementación.

Muchas organizaciones usan buzones de sugerencias o bases de datos para administrar las sugerencias de los empleados. Si bien estos enfoques tienen mérito, a menudo es difícil para el empleado que hace la sugerencia identificar fácilmente en qué etapa se encuentra su idea en el proceso de revisión.

El diagrama de la Figura 1 presenta un enfoque sencillo de planear, hacer, verificar, actuar (PDCA por su acrónimo en inglés) en tableros visuales para ayudar a los empleados a ver el progreso de sus sugerencias.

Figura 1

Planear Cree el tablero en una pizarra o un rotafolio altamente visible, por ejemplo. Un empleado puede escribir su nombre y sugerencia en una nota de Post-it y colocarla en el primer cuadrante del tablero. La nota Post-it asegura que se captura una idea breve y sucinta, y el nombre del empleado permite el seguimiento, si es necesario.

Hacer El segundo cuadrante es donde una nota Post-it se mueve después de que los líderes han comenzado a revisar la sugerencia. Si se necesita aclaración o se plantean otras preguntas, la nota Post-it se traslada al tercer cuadrante, que indica visualmente al empleado que hizo la sugerencia que debe darle seguimiento con la persona apropiada para proporcionar más detalles o responder a preguntas sobre la sugerencia.

Verificar Si la sugerencia no es viable debido a acciones en progreso, costos o relacionadas a recursos humanos, por ejemplo, la nota Post-it es colocada en el cuadrante inferior izquierdo de la pizarra o rotafolio en un área fuera del diagrama con la etiqueta, "Sugerencias no viables en este momento". Se recomienda el seguimiento si el empleado desea una explicación más detallada de por qué su sugerencia no puede seguir adelante.

Actuar Finalmente, las ideas que son viables para una revisión más detallada para implementar en un evento kaizen o acciones just-do-it se colocan en el cuarto cuadrante para iniciar el verdadero proceso PDCA.

Creatividad—úsala o piérdela

Este enfoque simple y de baja tecnología mantiene el proceso visual y comunica fácilmente dónde está cada sugerencia en el proceso PDCA sin necesidad de correo electrónico, bases de datos u otros medios tecnológicos.

Una de las frases más comunes en el pensamiento de mejora continua es: "La creatividad antes del capital". Este enfoque permite a los profesionales de la mejora continua mostrar un proceso de sugerencia con poco o ningún costo y puede modificarse fácilmente para satisfacer las necesidades del departamento que lo utilice.

Por último, el elemento clave es la necesidad de actuar. Si pasan semanas antes de que las sugerencias sean revisadas o los empleados ven poco movimiento relacionado a las notas Post-it, el proceso se paralizará y la creatividad del empleado continuará siendo desperdiciada.


Scott Force es Six Sigma Master Black Belt con más de 26 años de experiencia en mejora de la calidad. Obtuvo una licenciatura en ingeniería de manufactura de Miami University en Oxford, OH. Un socio senior de ASQ, Force cuenta con certificación de ASQ como técnico e ingeniero de calidad, y como Six Sigma Black Belt.


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