2020

VOLVIENDO A LOS FUNDAMENTOS

Obteniendo el Panorama Completo

Presentaciones efectivas explican recomendaciones a los gerentes

por Matthew Barsalou

El concepto de trabajo realizado por el personal ha existido desde la Segunda Guerra Mundial y tiene por objeto proporcionar a los subordinados un método para presentar a sus líderes de forma rápida un análisis de la situación, así como las posibles alternativas. Se originó en la militaria, pero se puede aplicar a la calidad y la empresa en su conjunto.

Un gerente tomando una decisión basada en el informe de un subordinado debe ser capaz de evaluar la calidad de las conclusiones. Cuando la información crítica necesaria para evaluar la conclusión no está presente, el gerente simplemente está llevando a cabo las sugerencias de los subordinados. En tales casos, sería mejor saltarse al intermediario. ¿Por qué contratar a gerentes que están allí solo para leer las listas con vi–etas de otras personas?

El trabajo realizado por el personal es ideal para el entorno empresarial moderno, lleno de presentaciones, como se muestra en la Figura 1. El ejecutivo o gerente asigna la tarea al subordinado—preferentemente utilizando metas específicas, medibles, alcanzables, con recursos y tiempos definidos—y dicho subordinado regresa con los puntos clave organizados en vi–etas concretas y fáciles de entender. Este informe incluye un soporte o anexo que contiene evidencia que apoya la recomendación, así como una explicación de cómo se llegó a la decisión. Con estos datos, el gerente podría evaluar la validez de los supuestos subyacentes.

En tal escenario, el gerente podría indicarle al empleado exactamente lo que se necesita y para cuando. Por ejemplo, un gerente puede decir, "Necesito saber cuál producto A o B satisface mejor las necesidades del cliente X. Necesito un resumen de una diapositiva para el mediodía del jueves." El subordinado podrá responder, "el producto B satisface mejor las necesidades del cliente", y el gerente podrá informar oportunamente al directivo.

Pero ¿qué significa lo anterior? ¿Qué pasa si el producto B es mejor porque tiene una tasa de falla estimada igual a siete partes por millón (ppm) y el producto A tiene una tasa de falla estimada de nueve ppm? Menos fallas son mejores, pero ¿qué tal si la corrida de producción completa consistirá de tan solo 10 unidades, y el producto B cuesta cinco veces más que el producto A?

Si se ha proporcionado un soporte o anexo con los supuestos considerados, el gerente podría darse cuenta de que el subordinado puede haber llegado a la conclusión equivocada.

Si el subordinado eligió recomendar el producto A, pero no proporcionó detalles adicionales, para desgracia del mismo, la conclusión opuesta también podría ser incorrecta.

Es muy fácil imaginar al gerente hipotético irrumpiendo en el cubículo del subordinado exigiendo saber, "¿Por qué recomendó el producto A? El gerente de producción me tomó desprevenido cuando para mi sorpresa dijo que Átiene una mayor tasa de falla!"

El gerente habría sabido por qué la recomendación fue realizada si todos los supuestos y criterios de decisión hubiesen estado disponibles.

Los gerentes y ejecutivos ocupados necesitan resúmenes cortos para no estancarse con los detalles, pero esto no quiere decir que no tienen la obligación de tomar decisiones informadas. Por eso, ellos deben saber por qué su subordinado hizo una recomendación. Usar el trabajo realizado por el personal puede proporcionar la información necesaria para tomar la decisión correcta.

De lo contrario, los gerentes no serán un filtro, evaluando la recomendación del subordinado. Sino un loro con la capacidad de leer dispositivas en una presentación.


Matthew Barsalou es un solucionador de problemas estadísticos Master Black Belt (MBB) para BorgWarner Turbo Systems Engineering GmbH en Kirchheimbolanden, Alemania. Él tiene una maestría en administración de empresas e ingeniería de Wilhem Büchner Hoschschule en Darmstadt, Alemania, y un grado de maestría en negocios internacionales y política económica global de Fort Hays State University en Hays, KS. Miembro senior de ASQ, Barsalou posee certificaciones de CQT, CQE, Six Sigma Black Belt, y manager of quality/organizational excellence todas por parte de ASQ. Está certificado como lean Six Sigma MBB por parte de Smarter Solutions, es un revisor técnico para QP, editor del Statistics Division’s Statistics Digest y consejero de ASQ a nivel país para Alemania.


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