2019

VOLVIENDO A LOS FUNDAMENTOS

Perfeccionando el Proyecto

Tres pasos para ayudarle a asegurar el éxito de su proyecto

por Lourdes Estrada-Salinero

La Pasión por lograr mejoras significativas es lo que atrae a la mayoría de los profesionales al campo de la calidad. Estos profesionales especializados estín dedicados a resolver problemas, y les encanta llevar a cabo los anílisis. Ellos disfrutan el uso de herramientas para identificar las causas raíz de los problemas que pueden estar aquejando a la organización, y viven para el momento en que los datos les permiten determinar un hallazgo clave que otras personas pueden haber pasado desapercibido.

No obstante, en ocasiones los profesionales de la calidad se olvidan de que las medidas tomadas antes de iniciar el trabajo principal, pueden ser las mís importantes para el éxito del proyecto. Antes de saltar a la identificación de la causa raíz, simplificación del proceso, y la recolección y anílisis de datos, asegúrese de haber seguido estos pasos:

Establecer comunicación con el cliente principal

Todo proyecto tiene un cliente principal, y este puede ser un consumidor cotidiano o el líder de una organización. Para que el proyecto tenga éxito, el cliente debe estar enterado de su enfoque, de principio a fin. Si el cliente se muestra poco entusiasta hacia su enfoque, o usted no puede articular claramente los resultados deseados: deténgase, haga preguntas y tómese el tiempo necesario para comprender.

Habrí ocasiones en las que no resulte evidente quien es el cliente. Las personas en las organizaciones tienen buenas intenciones e ideas, pero puede que no tengan el panorama completo o la autoridad para tomar acciones. Al establecer comunicación sobre el inicio de un proyecto, tómese el tiempo para preguntar:

  • ¿Quién es el dueño del proceso?
  • ¿Existe algún patrocinador para el proyecto?
  • ¿Es este proyecto una prioridad para el dueño del proceso?
  • ¿Quiénes son los principales interesados?

Adquirir una comprensión profunda de todos los interesados puede tomar algún tiempo, pero siempre darí resultados mís adelante.

Desarrollar la carta de autorización del proyecto

Después de que el dueño de proyecto y usted se encuentren completamente alineados, tómese el tiempo necesario para crear la carta de autorización del proyecto. No se requiere que la carta sea muy extensa. Manténgala sencilla, pero clara al identificar el problema que estí solucionando o las mejoras que desea realizar, y asegúrese de que todo lo que incluya se encuentre dentro del alcance establecido del proyecto.

También incluya una línea de tiempo que muestre los principales hitos y entregables esperados por el dueño del proyecto. La carta debe ser aprobada formalmente por el dueño del proyecto y los principales interesados que sean requeridos en su caso.

Formar el equipo

Contar con una estructura de supervisión o comité directivo es crucial. Este debe ser un equipo compuesto por los mandos medios o de alto nivel con la autoridad suficiente para aprobar, agilizar, y financiar las inversiones y recursos para el proyecto.

Ellos podrín asignar delegados para participar en el comité, pero asegúrese de que los representantes de alto nivel han otorgado su aprobación; esto evitarí retrabajos posteriores. El comité directivo revisarí el proyecto en los momentos preestablecidos que se establecieron en la carta, o en cualquier momento que se identifiquen nuevos riesgos, o se necesiten recursos adicionales.

También es importante que el proyecto cuente con el respaldo de un equipo de expertos en la materia. Formar un equipo efectivo con expertos asegura que no se esté omitiendo información crítica que conlleven a dar marcha atrís en etapas avanzadas de proyecto.

Asegurarse de tener el grupo correcto de personas requerirí dedicar tiempo con el comité directivo. Si el equipo de expertos se hace demasiado grande, se corre el riesgo de ralentizar el proceso. Trabaje con el comité directivo desde el principio para equilibrar la cantidad de miembros y las habilidades requeridas.

Haga que su equipo de proyecto se sienta involucrado, celebre los éxitos y �diviértase! La búsqueda de oportunidades de mejora es emocionante y gratificante.


Lourdes Estrada-Salinero es socia senior para OSI Enterprises en Placerville, CA. Ella tiene su licenciatura en ingeniería eléctrica de la University of Miami en Florida y estí certificada por la Japanese Union of Scientists and Engineers (JUSE) como experta en aplicaciones de estadística. Salinero es miembro de la ASQ.


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