2020

VOLVIENDO A LOS FUNDAMENTOS

Los Controles Periódicos

Utilizando un programa de auditoria interna del SGC como herramienta estratégica del negocio

por Ally Baduel

Parece que hay una tendencia subyacente en la industria que percibe al programa de auditoria interna que forma parte del sistema de gestión de calidad (SGC) principalmente como una actividad que consiste en llenar listas de verificación, en lugar de ser una herramienta estratégica del negocio. Es curioso que lo anterior así sea, ya que la mayoría de las organizaciones están obligadas por regulación o cumplimiento de estándares a establecer un programa de auditoría interna del SGC además de llevar a cabo auditorías internas de manera periódica.

Cuando esto sucede, en realidad hay un gran perjuicio autoimpuesto que, sin saberlo, está siendo asumido por aquella organización que simplemente cumple con los requisitos sin darle la importancia requerida y solo cubre los gastos necesarios para completar estas actividades sin el uso de la ventaja competitiva que los programas de auditoria interna pueden proporcionar. Después de todo, una organización que gasta los recursos para hacer algo bien podría aprovechar para hacerlo con excelencia y con ello potenciar la actividad al máximo.

Piense en el programa de auditoría interna como similar a un examen médico completo. El mismo proporciona información sobre cómo cada parte (órgano) del sistema se desempeña individualmente, y cómo todo el sistema (cuerpo) realiza sus funciones en conjunto. Ahora considere todas las auditorías internas realizadas durante el transcurso del año como mini chequeos médicos. Los resultados detallados del examen médico son entregados cuando se han auditado todos los aspectos del SGC.

Combinación saludable

En un esfuerzo por complementar los recursos internos, muchas organizaciones tienden a realizar una breve examinación de alto nivel al sistema, en la forma de una auditoría completa del SGC, que por lo general es llevada a cabo por un tercero en el transcurso de cinco días consecutivos de auditoría. Este enfoque ayuda a establecer un punto de referencia en cuanto al estado actual del sistema en términos de conformidad, y también puede ayudar a proporcionar información sobre los sistemas que cumplen los requisitos pero no operan de manera eficiente.

Cabe señalar que las auditorías generales al SGC que se realizan con dicho alcance, no deben ser consideradas como una revisión profunda al sistema ni como una vista completa de su bienestar. Es más parecido al concepto de una persona a la que le checan sus signos vitales en la farmacia local solo para asegurarse de que todas las funciones críticas del organismo funcionan correctamente y se encuentran en un estado de conformidad a lo esperado.

Esta es una de las muchas razones por las que es tan importante hacer hincapié en que la implementación exitosa de un programa de auditoría interna tiende a confiar en una combinación saludable de auditorías realizadas por auditores internos y externos. Cuando se aplica correctamente, el programa de auditoría interna se puede aprovechar como una herramienta estratégica que puede proporcionar una visión increíble de las fortalezas y debilidades de cualquier organización.

El programa no solo puede señalar aquello que se encuentra o no en un estado de conformidad, sino también proporcionar una visión crítica y advertencias similares al concepto del indicador visual para cambio de aceite en el tablero de los coches.

Además permite identificar de manera proactiva los problemas sistémicos antes de que escalen a problemas mayores. La identificación oportuna de estas cuestiones versus la espera a que se conviertan en problemas severos permite a la organización evitar actividades de naturaleza reactiva y los mayores costos asociados a estas.

Al final, un programa de auditoría interna no sólo debe proporcionar una lectura de datos sobre el estado de cumplimiento por parte de una organización, sino también debe ser utilizado para identificar las áreas en las que los sistemas están desempeñándose correctamente. Por otra parte el programa de auditoría también puede ser utilizado para identificar con facilidad aquellos puntos de integración de los procesos y sistemas que no están funcionando de manera eficiente. Esto ayudará a una organización a determinar sobre qué áreas enfocar sus futuras actividades de mejora continua a fin de recibir la mayor rentabilidad sobre su inversión.


Ally Baduel es un especialista senior de asuntos regulatorios y gerente del programa de auditoría interna en Inogen ubicada en Richardson, TX. Ella tiene un MBA de la Amberton University en Dallas. Como miembro de ASQ, Baduel cuenta con las certificaciones CQA, CBA y CMQ/OE todas por parte de ASQ.


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