2019

VOLVIENDO A LOS FUNDAMENTOS

Mapeo en la Nube Informática

Los mapas de proceso en línea incrementan la eficiencia y comunicación

por Rashi Arora and Aizad Ahmad

El éxito de una organización depende en gran medida de cómo administra y planea sus proyectos, teniendo aquellos que son dejados a la casualidad los que conllevan a oportunidades desaprovechadas y malos resultados.1 Es por ello que los mapas de proceso son herramientas importantes que ayudan a las organizaciones a ser más eficientes. Dichas organizaciones utilizan diagramas visuales para mostrar todos los procesos en un formato fácil de entender.

Creación de un mapa de proceso

Para crear un mapa de proceso integral, usted debe seguir cinco pasos:

  1. Identificar el proceso a mapear.
  2. Colaborar con el patrocinador del proyecto para entender los objetivos del negocio, riegos y controles.
  3. Entrevistar a las personas involucradas en el proceso para obtener su punto de vista (reunir información). Escribir el proceso en pasos sencillos.
  4. Diseñar los mapas del proceso.
  5. Analizar el proceso en búsqueda de áreas o pasos que puedan hacerse más eficaces y eficientes, además de ofrecer sugerencias para mejorar.

La digitalización

Los mapas de proceso ahora pueden ser almacenados en una nube digital o aplicación para facilitar la colaboración, la revisión, el intercambio y la comunicación con los involucrados. Esto elimina el riesgo de perder archivos si la computadora se descompone. Y permite a los equipos trabajar más rápido accediendo instantáneamente a los archivos en línea sin la molestia de adjuntar archivos a un correo electrónico, o de requerir software específico para abrirlos.

Estos mapas de proceso también pueden ser visualizados mientras otras personas los editan, y se pueden crear sin utilizar software complicado. Puede actualizar los mapas mientras usted se entrevista con las personas y reúne información acerca de los pasos del proceso. Algunas aplicaciones permiten incluso incluir animaciones en los mapas, lo cual puede ser especialmente útil para mantener a los clientes motivados (y despiertos) durante las presentaciones.

Estas características ofrecen a su organización varios beneficios:

  • Procesos mejorados para sus clientes y departamento de calidad.
  • Mejor cumplimiento a estándares (tales como ISO 9001:2015) ya que los elementos de los mapas se pueden integrar entre sí.
  • El apoyo y comprensión de los procesos de principio a fin.
  • Mayor interacción entre departamentos.
  • Retroalimentación más inmediata a través de comunicación en línea, lo cual elimina la necesidad de reuniones.

Mapeando un servicio

Los mapas de proceso son fáciles de crear en la industria manufacturera ya que hacen referencia a productos tangibles. Debido a que un servicio puede ser difícil de visualizar, los mapas de proceso son una parte integral para los esfuerzos de mejora de los procesos en estas industrias.

Por ejemplo, un equipo de mejora en un banco utilizó un mapa de proceso como herramienta de comunicación efectiva (ver Figura 1).2 Lo anterior aseguró que los miembros del equipo revisaran el proceso de una manera consistente y permitieron a los dirigentes del banco tener visibilidad sobre el trabajo del equipo. Después de que las mejoras son implementadas, un mapa de proceso muestra cómo los cambios afectan un servicio al ver el flujo de proceso mejorado y reducciones en el tiempo necesario para completar las tareas.

Figura 1

After improvements are implemented, a process map shows how the changes affect a service by seeing improved process flow and reductions in the time it takes to complete tasks.


Referencias

  1. H.F. Ken Machado, "Plan of Attack," Quality Progress, May 2014, pp. 32-37.
  2. Fu-Kwun Wang and Kao-Shan Chen, "Applying Lean Six Sigma and TRIZ Methodology in Banking Services," Total Quality Management & Business Excellence, Vol. 21, No. 3, March 2010, pp. 301-315.

Aizad Ahmad es gerente de diseño del modelo de operación para Scotiabank en Toronto, ON. Tiene un MBA de la University of Salford en el Reino Unido. Ahmad es Six Sigma Green Belt certificado por ASQ. Él también es Six Sigma Black Belt y está certificado en administración de la calidad total por Expertrating.


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