2018

VOLVIENDO A LOS FUNDAMENTOS

Deconstruyendo el Riesgo

Consejos para reducir los riesgos de contratación en proyectos

por Ashwani Kumar Khare

Un proyecto de ingeniería, abastecimiento y construcción (EPC) está diseñado para trasladar el riesgo de los clientes a sus contratistas a pesar de la exposición de los clientes a los riesgos indirectos, tales como retrasos en los proyectos, fallos de puesta en marcha o problemas operativos significativos. En proyectos EPC, los contratistas de construcción o de ingeniería implementan el diseño del proyecto, adquieren los equipos y materiales necesarios, y construyen el bien o instalación de un cliente.1

La complejidad del proyecto y unos horarios agresivos requieren que los contratistas EPC incluyan suficientes contingencias del proyecto en sus presupuestos cerrados para cubrir los posibles errores de estimación, subida de los precios, pérdidas de productividad, retrasos y otros riesgos del proyecto. Cuando se presenta una licitación altamente competitiva, hay una mayor posibilidad de infraestimar con el objetivo de asegurar el contrato.

El abastecimiento es el área clave donde los contratistas gastan más dinero, y también es un área donde se pueden conseguir importantes ahorros en costes si las cosas van mal en otras materias debido a la competitividad de las licitaciones. Con el fin de soportar los excesos en gastos no planificados incurridos en el diseño o en la construcción, el contratista EPC tratará de reducir los gastos en los artículos comprados, y a menudo buscarán la promoción de sus proveedores preferidos para mantener los plazos del proyecto al día. Los clientes, sin embargo, deben estar atentos para evitar que esto afecte a la calidad del producto. Para superar este riesgo en el abastecimiento, el equipo directivo de un cliente debe tener en cuenta estos 10 puntos en el proceso de compra.

  1. Proporcionar una definición robusta de las fases iniciales del proyecto de ingeniería de diseño (FEED) de sus necesidades. Los requisitos abiertos, faltantes o ambiguos deben ser minimizados. En general, los usuarios finales de los equipos, los ingenieros de gestión de proyectos y los consultores FEED deben colaborar para preparar requisitos detallados y claramente registrados.
  2. El equipo de gestión de proyectos (PMT) debe establecer y auditar sus procesos de revisión y aprobación durante el abastecimiento. Los procesos deben cubrir toda la cadena de suministro, el proceso de revisión, la gestión de los puntos de conexión (la identificación, el seguimiento y la recodificación de las interfaces del proyecto), la gestión del cambio (gestión de los cambios de requisitos del proyecto) y las respuestas a las preguntas técnicas planteadas por el contratista EPC o de la dirección de especificaciones de la concesión.
  3. Revisar e implementar los aprendizajes adquiridos en proyectos anteriores.
  4. Asegurarse que los resultados de ingeniería EPC de abastecimiento son revisados a fondo, y consultar activamente con el usuario final y con expertos en la materia (SME).
  5. Establecer calificaciones de criticidad de los equipos, y prestar atención a factores como la seguridad de los procesos, y las complejidades en la fabricación y la inspección. También debe establecerse la criticidad para componentes clave y subsistemas de todos los equipos.
  6. Revisar los informes de ofertas técnicas (TBE). Comprobar el rendimiento reciente de un proveedor en equipos similares, e involucrar al usuario final y a los SME en la aprobación de TBE.
  7. Definir su estrategia de inspección de las compras:
    • Identificar los riesgos de calidad en las órdenes de compra críticas e involucre al PMT y a los SME.
    • Formar un subgrupo de estión de compras en el PMT, y asigne responsabilidades dentro del equipo por cada unidad o elemento bruto pedido.
    • Decidir el alcance de la inspección que debe llevarse a cabo por parte de una agencia de inspección de terceros (TPIA). Las organizaciones deben entender que los modelos de negocio TPIA han cambiado significativamente en las últimas dos décadas. Ya no cuentan con profesionales calificados para llevar a cabo las inspecciones en la plantilla de la empresa, sino que la mayoría de TPIAs contratan ahora a inspectores independientes que pueden no ser competentes o no proporcionar inspecciones fiables.
    • Determinar lo que debe ser inspeccionado directamente por parte del cliente. Las organizaciones pueden considerar situar a ingenieros expertos internos en lugares clave donde la mayoría del abastecimiento para la fabricación se lleve a cabo, tales como fundiciones italianas o acerías japonesas. Esto debe ser sometido a un análisis de costos y beneficios realizado por el PMT.
    • Revisar juiciosamente los planes de inspección y prueba para abordar los riesgos de calidad.
    • Supervisar de cerca las principales actividades de subcontratación del proveedor, e identificar riesgos adicionales de calidad.
    • Las auditorías se deben planificar con antelación y priorizarlas en base a los riesgos.
  8. Asegurarse que los documentos críticos de proveedores son revisados por el cliente. Involucre al usuario final y a los SME en la revisión o aprobación de los documentos clave de los proveedores. Es crucial para todas las partes implicadas que las partes interesadas garanticen que se procesan puntualmente esas aprobaciones. Los retrasos no sólo pueden afectar al programa del proyecto y el presupuesto del proveedor, sino también a la calidad en general. Los proveedores que se ven obligados a reducir el tiempo de fabricación podrían comprometer la calidad del producto para cumplir con los plazos de entrega y presupuestos.
  9. Compartir rápidamente los incidentes relacionados con el proveedor que afectan a la calidad del producto o servicio con otros proyectos involucrados.
  10. Asegurarse que el producto es adecuacamente preservado durante el transporte y almacenamiento hasta que se encargó.

Referencias

  1. "EPC—Engineering Procurement Construction," EPCengineer.com, http://tinyurl.com/epcengineer.

Ashwani Kumar Khare es un asesor de aseguramiento de la calidad de proyectos en la Compañía de Operaciones Marítimas de Abu Dhabi en los Emiratos árabes Unidos. Obtuvo su licenciatura en ingeniería mecánica en el Indian Institute of Technology Kanpur en la India. Khare es miembro senior y está certificado como director la calidad / excelencia organizacional (CMQ/OE) por ASQ, además de profesional certificado en gestión de proyectos por el Project Management Institute.


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