2018

VOLVIENDO A LOS FUNDAMENTOS

En los comienzos...

Las definiciones claras son esencias para éxito del proceso

por T. Dan Nelson

Se espera que la version 2015 de la norma ISO 9001 clarifique los requistos para aplica un enfoque baado en procesos a la gestion de la calidad. Una pregunta que surge habitualmente por parte de los recien llegados al enfoque basafo en procesos, es: ““¿Dónde comienza un proceso y dónde termina éste?”

Esta es una muy buena pregunta, y la repuesta es importante. La repuesta simple: no importa. Siempre y cuando este bien definido y sea coherente con las entradas y salidas de los procesos intercomunicados que interactuan, los principios y finales se hacen evidentes. Un proceso comienza donde la direction dice que lo hace. Esto tambien es aplicable para el final de un proceso.

En una organizacion la cadena puede empezar con los procesos de marketing o diseno sequidas por, o incluso simultaneamente con, un proceso de ventas.La cadena de otra organizacion puede no presentar los procesos de marketing o de diseno, y podria empezar con un proceso de ventas. Todo depende de lo que la organizacion hace oara ganarse la vida y como etsa estructurada para operar. Tambien dpende de como la direccion decide definir los eslabones o enlaces y las conexciones entre esos eslabones.

Cada eslabone de la cadena se conecta con otros. Estas conexiones, o interacciones de procesos, quedan definidas en terminos de entradas y salidas del proceso. Cada entrada es una salida definida de alguna parte y se requerira cada salida en algun momento dado que el proceso continua. Un sistema bien definido describe los procesos por lo que las entradas y salidas de cada proceso son claras, completas y coherentes con las entradas y salidas de otros procesos. Los eslabones de la cadena en deben estar solidamente conectados. Si todo va bien siguiendo los enlaces, la cadena culmina en un producto que satisface los requistos del cliente.

Cuando un proceso termina

Por ejemplo, una empresa de mecanizado podria un proceso de recepcion como terminado cuando los materiales entrantes han sido verificados por el personal de recepcion, marcado con sus respectivos numeros de trabajo y puestos a disposicion para produccion en un are de preparacion. Otra empresa podria decir que el proceso de recepcion no esta terminado hasta que el material haya sido tomado del area de ensayo y verificado por un maquinista en la maquina especifica (en lugar de ser verificado por el personal de recpcion).

En el primer supuesto, el proceso de produccion podria ser entendido como que comienza cuando se entraga un router a un maquinista, que va a la zona de espera encuentra el material de la orden, y lo transporta a la maquina. En este ultimo supuesto, el proceso de produccion puede ser visto como comenzando con materiales verificados por el maquinistra y los requistos de procesamiento contenidos en los routers.

De nuevo, no importa. Por diseno del sistema y cuando alquien verifique adecuadamente el material entrante antes de empezar a agregar valor al mismo, esta bien.

En general, siempre que las entradas y salidas esten definidas, y las entradas a los procesos se correspondan con las salidas de los procesos anteriores, mientras que las salidas de los procesos se correspondan con entradas a procesos siguientes, los principios y los finales de los procesos se habran definido adecuademente.

En definitivia, realmente es una cuestion de eficacia. Si un sitema de procesos definido es conherente (las entradas se corresponden con las salidas), cada proceso se lleva a cabo de acuerdo a lo previsto, despues de que esta plantificacion produzca resultados aceptabkes, entoces los planes previamente definidos pueden ser considerados para ser implementados eficazmente. En ultima instancia, depende de la direccion, y nadie mas, decidir donde comienzan y terminan los procesos y como interactuan.


T. Dan Nelson es el director de TD Nelson en Denver, CO. Obtuvo el grado de Master en Administration de Empresas por la Universidad de Iowa, Iowa City.


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