2017

VOLVIENDO A LOS FUNDAMENTOS

Póngalo todo sobre la mesa

Ampliando el análisis de las partes interesadas para comunicar un plan de acción

por Sean Goffnett

El análisis de las partes interesadsa y su comunicación son fundamentales para el éxito del proyecto. Es esencial que la comunicación correcta llegue a las personas adecuadas en el momento oportuno. Un plan de comunicación, que documenta los objetivos de comunicación para un proyecto y los medios para alcanzar esos objetivos, es una extensión práctica de la tabla de análisis de las partes interesadas, ya que hace coincidir las expectativas de las partes interesadas con sus objetivos, utilizando acciones enunciadas y comunicaciones personalizadas.

Un análisis de las partes interesadas identifica a los individuos y grupos que deben recibir las comunicaciones vitales relacionadas con el proyecto. En los pasos descritos a continuación se amplía el análisis de las partes interesadas o actores, mediante el desarrollo de un plan de comunicación práctico orientado a la acción.

1. Resultados objetivos y esperados- "qué". Determinar qué se debe comunicar a cada una de las partes interesadas. Añadir descripciones de lo que debe lograrse a través de las comunicaciones personalizadas, tales como informes de situación de los proyectos, funciones y responsabilidades, problemas, costes, tiempo, decisiones y comunicados. Los informes de situación, por ejemplo, son descripciones detalladas que mantienen a todos informados del avance del proyecto.

Mantenga las comunicaciones breves, sin perder de vista el objetivo del mensaje, y reconozca que algunas partes interesadas no requieren a diario una gran cantidad de detalles. La Tabla 1 ilustra una tabla de análisis de las partes interesadas ampliada combinada con un plan de comunicación.

Tabla 1

2. Canal- "cómo". Especifique los canales de comunicación adecuados para llegar a las partes interesadas o actores clave. La comunicación eficaz requiere de diferentes métodos para diferentes propósitos, así que trate de elegir el canal que sea más eficaz con la menor cantidad de esfuerzo. Esto puede ahorrar tiempo y evitar frustración.

La comunicación cara a cara (incluyendo reuniones presenciales, llamadas telefónicas, correo electrónico, mensajes de texto o vídeo, encuestas, extranet, intranet, internet, videoconferencia, e informes verbales o escritos) es mejor para la transmisión de información sensible, colaborando en temas complejos y moldeando la conducta.

Deben utilizarse varios métodos para satisfacer los requisitos de un plan de comunicación integral. La elección del canal puede depender del sentido del mensaje y la reacción anticipada al mensaje. El canal más adecuado también puede depender de quién está entregando el mensaje.

3. Mensajero y momento- "quién" y "cuándo". Seleccione una persona bien informada y respetada para efectuar la entrega de la comunicación. Esto reducirá al mínimo los retrasos típicamente asociados con la construcción de confianza y entendimiento. Decidir cuándo y con qué frecuencia comunicarse. Determinar la frecuencia de las comunicaciones basada en los detalles y la importancia de la información que debe ser facilitada.

Los líderes del proyecto deben equilibrar el tiempo y el coste necesarios para preparar y entregar las comunicaciones. Por lo tanto, es importante definir fechas de ejecución en firme para los principales productos resultantes u objetivos. A la vez, también ayuda a planificar diversas maneras de ganar apoyo y lograr la participación de las partes interesadas clave. Es probable que usted tenga que modificar o reforzar las posiciones de las partes interesadas en función de su reacción al proyecto, así que asegúrese de tener en cuenta cuándo y cómo cambian las posiciones.

Utilice la tabla de análisis de partes interesadas ampliada para obtener esta información y registrar todo progreso y avance significativo hacia la aceptación de un proyecto, y enumere las acciones adicionales que deben ser comunicadas.

Cuando hay mucho en juego

Póngalo todo sobre la mesa mediante la integración del análisis de las partes interesadas y el plan de comunicación. Esta combinación práctica le permite evaluar las actitudes e interacciones clave de las partes interesadas o actores y determinar las mejores tácticas para informarles y alinear las expectativas, así como las acciones apropiadas del plan para hacer frente a cualquier tipo de riesgo o inquietud que surja durante el proyecto.


Nota del editor

  • La bibliografía asociada a este artículo se puede encontrar en la página web del mismo en www.qualityprogress.com.

Sean Goffnett es profesor asistente de marketing y logística de la Universidad Central de Michigan en Mount Pleasant. Goffnett recibió su Doctorado en Filosofía con enfoque en la gestión de calidad por la Universidad Eastern Michigan en Ypsilanti. él es miembro senior de ASQ, analista de procesos de calidad certificado por ASQ y Maestro Cinturón Negro Lean Six Sigma.


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