2019

VOLVIENDO A LOS FUNDAMENTOS

Tome Nota

Consejos para perfeccionar sus técnicas para tomar notas

por Vicki Hart

El valor de los documentos empresariales se basa por completo en la trascendencia de su contenido. Documentos coherentes y concisos que reflejan con precisión los resultados de las deliberaciones y decisiones derivados de reuniones, pueden aportar valor al fortalecer las relaciones comerciales con los clientes y ofrecer buenos registros para formar, comunicar y promover el conocimiento del equipo de proyecto.

En este entorno empresarial en constante cambio, donde la tecnología avanza a velocidades de vértigo y la carga de registros completados compite con valiosos recursos para apoyar los requisitos de gestión de la calidad, las habilidades fundamentales para tomar notas adecuadamente son esenciales.
Vamos a explorar los pasos que usted puede seguir para ser un persona que toma notas más eficazmente y elabora notas que son racionales y simples.

No se exceda en el documento. Evite tomar notas literales que distraigan al lector de concentrarse en los objetivos importantes. Determine la pertinencia e importancia de la información de acuerdo a los objetivos de la reunión. Presente la información en un tono objetivo y neutral. Reconozca la empatía humana—céntrese en el público destinatario y en lo que necesitan saber, no en lo que usted quiere decirles.

Escuche activamente. El propósito principal de las notas de reuniones es captar las comunicaciones verbales. Las prácticas básicas a utilizar durante las reuniones pretenden sostener un marco neutral de la mente y mantener el contacto visual en el discurso individual. En vez de garabatear furiosamente cuando se producen discusiones, tome rápidamente notas siguiendo inmediatamente el tema.

Sintetice los debates para llegar a un consenso. Es importante captar información precisa y completa. Para evitar malentendidos, reformular la información después que las discusiones hayan terminado, y aclarar cualquier duda que pueda surgir. Esto ayuda a los participantes a alcanzar consenso acerca de las deliberaciones y brinda la oportunidad de aclarar cualquier confusión antes de abandonar la reunión.

Organice el contenido. Organice las notas para recapitular las deliberaciones e incluya un resumen aparte de las decisiones o resultados que son independientes de los puntos de acción. Alinee las notas con la agenda de la reunión. Las conversaciones a menudo se alejan del tema del orden del día y flotan entre las diversas discusiones. El filtrado de “ruido” es a menudo uno de los mayores desafíos de la toma de notas.

Capture las propuestas de acción. Sintetice las acciones previstas y detalle los responsables y plazos respectivos. Esto se puede hacer ya que los ámbitos de acción se determinan o resumen en la conclusión de la reunión.

Facilite una distribución puntual y accesible. La conservación de información y la capacidad de respuesta al plan de acción puede afectar al rendimiento cuando las notas se facilitan en tiempo y forma adecuados. Organizar las notas de la reunión de proyecto usando las convenciones de nomenclatura de archivos para los registros de proyectos, ayuda a organizar las notas de la reunión lógicamente, para facilitar su acceso a los equipos de proyecto. Por ejemplo: “Reunión_agenda_ <Proyecto_nombre>_<Fecha>” y “Reunión_notas_<Proyecto_nombre>_<Fecha>.”

Incorpore tecnología en el proceso de documentación. Hoy en día, casi todos los documentos se crean electrónicamente. Ordenadores portátiles, iPads u otros dispositivos pueden ser sumamente útiles y ahorrar tiempo al capturar activamente discusiones que se produzcan en las reuniones. Impresione a los participantes en la reunión con el arte de tomar notas concisas de la reunión, que son completadas y distribuidas al final del día.

Si su función consiste en gestionar equipos de proyecto, auditar procesos empresariales o facilitar las negociaciones contractuales con el cliente, tomar buenas notas de reuniones se refleja en resultados exitosos. Comunicarse eficazmente en las reuniones de cliente, de proyecto o de equipo, se inicia con notas que proporcionan un registro histórico de las deliberaciones y decisiones, y proporcionan orientación sobre los próximos pasos a tomar de acuerdo al plan de acción. Con buenas notas, usted y sus colegas pueden pasar al siguiente paso fundamental—dar seguimiento al plan de acción.


Vicki Hart es director de desarrollo de programas de calidad en HDR Engineering Inc. de Omaha. Miembro senior de ASQ, Hart es auditor de calidad certificada.


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