2019

VOLVIENDO A LOS FUNDAMENTOS

De acuerdo a lo previsto

No pase por alto la importancia de la planificación antes de la realización de auditorías.

por Jonathan Port

Las auditorías se llevan a cabo por numerosas razones. A veces, las auditorías se realizan a petición de los clientes para asegurar el cumplimiento con los requisitos. Otras veces, las auditorías sirven a modo de instrumento que una organización puede utilizar para determinar la salud de sus procesos.

Con independencia de su propósito, las auditorías deben planificarse adecuadamente para que sean fructíferas y valiosas. A menudo, este paso crucial recibe escasa atención. El proceso de auditoría debe dividirse en tres partes iguales, que abarcan la planificación, la ejecución y el seguimiento.

Planificación

Durante la fase de planificación, se deben elaborar el propósito, la meta, los objetivos y el alcance de la auditoría y el plan de implementación. El primer paso es determinar el propósito de la auditoría. Puesto que una auditoría proporciona esencialmente la respuesta a una pregunta, una buena manera de comenzar la planificación es formular una pregunta. Puede ser, "¿Hay que calificar a un potencial ‘proveedor X’? "Después, debe elaborarse la correspondiente declaración de intenciones, del tipo: "Determinar si el potencial proveedor X tiene implantado un sistema de calidad estable capaz de entregar sistemáticamente material conforme a un buen precio."

Una vez elaborada la declaración de intenciones, se debe ampliar la pregunta original y decir: "¿Qué se debe determinar para lograr esa meta?" Las respuestas se convertirán en los objetivos de la auditoría. A continuación, determinar las áreas clave de la auditoría (por ejemplo, los procesos de gestión de materiales no conformes, acciones correctivas, control de documentos y sistema de medición). Los objetivos correspondientes para las áreas clave pueden incluir:

  • Determinar que el proceso de gestión de material no conforme está documentado y es eficaz para evitar la salida indebida de material no conforme del proveedor.
  • Determinar que la documentación apropiada está controlada y se halla disponible en los puntos de uso.
  • Determinar que el proveedor cuenta con un proceso para la gestión de solicitudes de acciones correctivas de los clientes y que el sistema está resolviendo eficazmente las causas raíz.
  • Determinar que las características críticas para la calidad del producto se definen con un plan de medición correspondiente, y que el sistema de medición existente tiene la capacidad adecuada para realizar tales medidas.

Una vez que se han establecido los objetivos, el equipo de auditoría puede obtener la declaración general de la meta.

A continuación, se debe pensar en el alcance de la auditoría. ¿Cuáles son los límites de la auditoría? ¿Incluye a un producto, una sede, una división, un proveedor o un calendario específico? El alcance se debe especificar en la solicitud de auditoría.

Por último, el equipo de auditoría debe crear un plan de auditoría y su correspondiente lista de verificación para lograr los objetivos de la auditoría y cumplir su propósito. Debe definir los métodos de auditoría, los entrevistados, los ejemplos que los auditores quieren revisar y el plan de muestreo de los registros.

Si el auditado tiene matrices de procesos o diagramas de tortuga que representan secuencias de procesos, interacciones, propietarios de procesos, documentación, mediciones, entradas y salidas, los clientes y los objetivos, se deben consultar esos documentos durante la fase de planificación.

Ejecución

El resultado de las actividades de preparación del equipo —el alcance, el propósito y los objetivos de la auditoría—, deben ser entregados al auditor líder para su comunicación en la reunión de apertura o al propietario del proceso.

El equipo de auditoría ejecutará el plan de auditoría y recopilará evidencias objetivas del cumplimiento e incumplimiento para alcanzar cada objetivo. Cuando se cumplen los objetivos, la fase de ejecución está terminada y el equipo tendrá la información que necesita para completar el informe de auditoría.

Seguimiento

Las conclusiones de la auditoría son la otra cara del proceso de planificación. La evidencia de auditoría se compila y se utiliza para responder a cada objetivo. Los hallazgos se presentan en el informe de auditoría y los resultados de cada objetivo se transfieren al resumen ejecutivo para satisfacer la pregunta planteada en la fase de planificación.

Al compartir los resultados, es importante destacar las no conformidades, así como los puntos fuertes y los esfuerzos ejemplares. Si hubo hallazgos que requieren acciones correctivas o preventivas, es responsabilidad del propietario del proceso la creación de un plan para hacer frente a esas cuestiones y presentar los resultados al auditor.

Es importante tener en cuenta que forma parte del trabajo del auditor la determinación objetiva del grado en que se cumplen los criterios de auditoría, no actuar como un consultor. Muchos auditores tienen dificultades para desprenderse de sus manías, dar sus opiniones o proporcionar soluciones. Los auditores deben abstenerse de estas conductas y simplemente citar los criterios y las evidencias halladas.

Una auditoría bien planificada que está orientada a la meta y a los objetivos, añadirá valor dando respuestas a las preguntas planteadas fundamentalmente a la organización. Cuando la fase de planificación de la auditoría es deficiente, el valor de toda la auditoría está en riesgo. Para evitar errores, las organizaciones deben asegurarse de que la formación hace hincapié en la importancia de la planificación y que los procedimientos para la realización de las auditorías constituyen una ayuda clara y completa para hacer el trabajo bien hecho.


Bibliografía

  • Russell, J.P.,ed, The ASQ Auditing Handbook, third edition, Quality Press, 2005.

Jonathan Port es propietario de Beacon Quality Services LLC en Fort Collins, CO. Port obtuvo una licenciatura en gestión de la ingeniería de la Universidad de Ciencia y Tecnología de Missouri en Rolla. Es miembro Senior de ASQ y está certificado por ASQ como Seis Sigma Cinturón Negro, ingeniero de calidad, auditor de calidad y director de calidad / excelencia organizacional.


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