2019

VOLVIENDO A LOS FUNDAMENTOS

Minimizar el Caos

Consejos para gestionar sus documentos

por Tony Gojanovic

"Incumplimiento documental  catastrófico" es lo que el auditor dijo cuando vio la caja de cartón sobre la mesa rebosando papeles por la parte superior. ¿Cuántas veces hemos auditado un proceso y nos hemos encontrado con una explosión de papel y documentos sin ton ni son con respecto a la organización? O ¿cuán a menudo nos encontramos mirando miles de hojas de cálculo o documentos electrónicos, conteniendo cada uno un misterioso fragmento de información?

Se ha escrito mucho sobre el control y la gestión documental. Pero la aplicación de estos principios básicos puede ayudar a transformar una pesadilla en un sistema bien gestionado.

1. Clasificación. La organización de un sistema documental empieza con la creación de "cubos" para la información. La herramienta fundamental para la gestión de la complejidad es romper un sistema complejo en partes lógicas más pequeñas que pueden ser administradas. ¿Cuáles son las partes documentales que componen actualmente su sistema? Los estándares, los métodos de prueba, las políticas, las instrucciones y procedimientos de trabajo son algunas de las clasificaciones "cubo" que vienen a la mente.

2. Árboles de ideas. La forma más eficaz para organizar los cubos se basa en una estructura jerárquica de árbol. Por ejemplo, la Figura 1 muestra un esquema de ordenación jerárquica para la clasificación de una instrucción de trabajo. Este sistema de ramificación y bifurcación es un método altamente eficaz y flexible de clasificación. Usando ideas de poda y empalme, los árboles más pequeños se pueden unir a los árboles más grandes, o los árboles mayores pueden ser reducidos a procesos más sencillos.

Figura 1

3. Centralización. La actividad de menor valor añadido es tener documentos o información en diferentes lugares, ya sea archivadores, cajas de zapatos o en el disco duro de alguien. Uno de los mayores errores relacionados con sistemas documentales es no ser capaz de encontrar lo que uno necesita en forma oportuna y accesible. Las plataformas electrónicas de colaboración disponibles hoy en día, con la facilidad de configuración y la amplia gama de herramientas de desarrollo que presentan, hacen que sea posible disponer de un sistema centralizado de documentación, que es a la vez fiable y de fácil acceso.

4. Claridad. La claridad del contenido proporcionado ayudará a crear documentos manejables y eficaces orientados al usuario. Un lenguaje simple, breve, gramaticalmente correcto y concreto, dispuesto en una forma gráficamente agradable con viñetas y tablas, contribuye considerablemente a la claridad.

Párrafos largos, una gramática pobre, acrónimos indefinidos, fuentes pequeñas, un uso excesivo del color e insuficiente de los espacios en blanco, sabotean la capacidad cognitiva de un individuo para procesar la información de manera eficiente y eficaz y es poco probable que mantenga interesado al lector más allá del título. Téngalo en cuenta: no se trata tan solo de transmitir información, sino también su significado.

5. Gestión documental. En una organización de gran tamaño, puede haber muchos niveles de uso y desarrollo de documentos o información. La autoría de los documentos pueden recaer sobre las espaldas de muchos individuos en lugar de sobre las de unos pocos desarrolladores de documentos técnicos. Un pequeño grupo o un solo individuo debe ser responsable de la gestión de las clasificaciones, la numeración, el archivo, el control de revisiones y la consistencia de los documentos, la formación del autor y la supervisión del acceso a la información. Sin un control centralizado y la supervisión del grupo, se crearán trastos almacenados sin orden ni concierto, y con el tiempo probablemente llegará a destruirse la credibilidad de los mejores sistemas documentales.

Lo que realmente pone a prueba a un sistema documental es cuán bien los documentos permiten a la organización funcionar eficientemente y prosperar. Del mismo modo que las necesidades familiares personales deben estar bien organizadas y pulcras, de igual forma es necesario que se presente un sistema de gestión documental.


Bibliografía

  • Booch, Grady, Object Oriented Designs With Applications, Benjamin/Cummings Publication Company, 1991.
  • Pink, Daniel H., A Whole New Mind: Why Right Brainers Will Rule the Future, The Berkley Publishing Group, 2006.
  • Tucker, Alan, Applied Combinatorics, fifth edition, John Wiley & Sons, 2007.

Tony Gojanovic es estadista en MillerCoors en Golden, Colorado. Tiene una licenciatura en estadística por la Universidad de Colorado en Denver y es miembro de ASQ.


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