2020

VOLVIENDO A LOS FUNDAMENTOS

¿DMAMC o no DMAMC?

Identifique cuando necesita un método estructurado para la resolución de problemas

por Carl F. Berardinelli

Definir, medir, analizar, mejorar y controlar (DMAMC) es un método estructurado de resolución de problemas. Cada fase de DMAMC se basa en la fase anterior, y el objetivo es implementar soluciones a largo plazo a los problemas. A veces, los líderes o patrocinadores de proyecto no creen que sea necesario un enfoque formal, pero la mayoría de los esfuerzos de resolución de problemas se benefician de un método disciplinado.

Las herramientas utilizadas en la fase de definición sientan las bases del proyecto. El equipo, con precisión y sucintamente define el problema, identifica a los clientes y sus requisitos y determina las habilidades y áreas que necesitan representación en el equipo de proyecto. Las personas que deben formar parte del equipo central o ser miembros especiales ad hoc son identificados y se establecen medidas del proyecto, aspectos financieros y un plan de comunicación.

La fase de medición es cuando el proceso verdadero se identifica y se documenta. Las etapas del proceso y las correspondientes entradas y salidas se identifican. Se identifican o desarrollan sistemas de medición. Los sistemas de medición son validados y mejorados de acuerdo a lo requerido. El rendimiento base inicial queda establecido con datos fiables.

En la fase de análisis, las entradas críticas son identificadas. Se determinan las entradas que tienen una relación fuerte con las salidas y las causas raíz. Estas entradas críticas son los impulsores del rendimiento.

En la fase de mejora, se identifican y se evalúan soluciones potenciales, y se optimiza el proceso. Se determinan las entradas críticas que deben controlarse para mantener el rendimiento que satisfaga al cliente de forma fiable. Se estiman la capacidad de proceso y los aspectos financieros del proyecto.

La fase de control establece las pruebas de error, medidas a largo plazo y planes de reacción. El equipo desarrolla procedimientos normalizados de trabajo y se establece la capacidad del proceso. Se actualizan, verifican y comunican los aspectos financieros del proyecto. Se establecen los planes de control con los planes de reacción correspondientes, la propiedad y el control se trasladan al propietario del proceso y se documentan las lecciones aprendidas. El equipo documenta oportunidades para difundir los resultados del proyecto a otras áreas de la organización.

Cuándo utilizar DMAMC

Cuando se mejora un proceso actual y el problema es complejo o los riesgos son altos, DMAMC debe ser el método siempre disponible. La disciplina del método DMAMC desanima a un equipo que pretenda saltarse pasos cruciales y aumenta las posibilidades de éxito de un proyecto, haciendo que DMAMC sea un proceso que deberían seguir la mayor parte de los proyectos.

Si los riesgos son bajos y existe una solución obvia, algunos de los pasos de DMAMC pueden ser omitidos, pero solamente si:

  1. Datos fiables demuestran que esta es la mejor solución a su problema.
  2. Se han identificado posibles resultados no deseados y se han desarrollado planes de mitigación.
  3. Se consigue la aceptación por parte del propietario del proceso. Si la solución obvia no se puede probar con datos fiables, se debería iniciar un proyecto DMAMC.

Enfoques DMAMC

Hay dos enfoques para la implementación de DMAMC. El primero es el enfoque de equipo en el que los individuos capacitados en las herramientas y método, tales como expertos en calidad o en mejora de procesos, dirijan un equipo. Los miembros del equipo trabajan en el proyecto a tiempo parcial, a la vez que desempeñan sus responsabilidades diarias. El experto en calidad o en mejora de procesos puede ser asignado a varios proyectos. éstos son proyectos de larga duración que toman meses en completarse.

La segunda táctica consiste en el método de evento de kaizen. El enfoque kaizen representa una evolución y progreso intensos a través del proceso DMAMC, acabado normalmente en aproximadamente una semana. El trabajo de preparación se completa por parte del experto en calidad o en mejora de procesos y se centra en las fases de definición y medición. El resto de las fases se llevan a cabo por el equipo de personas que han sido separados de sus tareas habituales mientras dure el evento kaizen.

En la mayor parte de los casos, los cambios se ensayan y prueban durante el evento y la implementación total se completa después del evento. Es crucial que los impactos de estos cambios—tanto si se desean como si no—sean controlados. La ventaja de este enfoque es la capacidad de hacer cambios rápidos.

Enfoque basado en el cliente

DMAMC no es un método de implementación de las mejores prácticas. DMAMC es un método para descubrir las mejores prácticas. Al desarrollar un nuevo proceso a partir de cero, debería seguirse el enfoque de diseño para Seis Sigma (DPSS). DPSS está basado en las herramientas tradicionales de DMAMC.

DMAMC es un marco estructurado de resolución de problemas, basado en datos y orientado al cliente. El método se fundamenta en el aprendizaje basado en las fases anteriores para llegar a soluciones permanentes para problemas difíciles. La fase de definición le dirá al equipo qué medir. La fase de medición le dirá al equipo lo que debe analizar. La fase de análisis dirá al equipo lo que debe mejorar, y la fase de mejora dirá al equipo qué controlar. DMAMC proporciona un método disciplinado adecuado para la mayor parte de los proyectos de resolución de problemas.


Bibliografía

  • Joseph M. Juran and Frank M. Gryna, Quality Planning and Analysis, McGraw Hill, 1993.
  • Michael L. George, David Rowlands, Mark Price and John Maxey, Lean Six Sigma Pocket Toolbook, McGraw Hill, 2003.

Carl F. Berardinelli es un analista principal de ingeniería de sistemas de salud en la Clínica Mayo en Rochester, MN. Posee una licenciatura en Tecnología Electrónica de la Universidad Estatal de Indiana, en Terre Haute. Es miembro de ASQ.


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