2019

Volviendo a los Fundamentos

Equípo En Ventaja

Manteniendo un equipo de gestión de un proceso de alto desempeño

por Victor Cascella

Los equipos de gestión de procesos proporcionan un marco a través del cual pueden ser evaluados y optimizados procesos de funciones cruzadas complejos. Los miembros de un equipo típico incluyen un "dueño del proceso," que responde por el rendimiento general y con un control directo sobre la mayoría de los recursos involucrados, "propietarios de sub-procesos," cada uno representando las principales funciones de apoyo, y representantes de las áreas de negocios con intereses en el proceso, como el cumplimiento, las finanzas o de TI, por ejemplo. Ingenieros de proceso capacitados en Lean Six Sigma son beneficiosos cuando la mejora y la medición son los objetivos clave del equipo.

Al centrarse en siete actividades que se describen a continuación, los equipos de gestión de procesos pueden proporcionar el valor que a menudo ofrecer desde una posición privilegiada.

1. El mapeo del proceso. Los equipos de gestión de procesos utilizan una variedad de herramientas de mapeo de procesos diseñadas para que coincida con la intención de la actividad descripta. Estos pueden incluir ilustraciones detalladas desde arriba hacia abajo, diagramas de flujo, mapas y diagramas de flujo de la cadena de valor.

Los mapas de procesos también ayudan a los equipos a identificar las interacciones con los principales sistemas de TI y los procesos de apoyo, como los informes financieros y la formación. Mapas precisos de procesos en un nivel de detalle adecuado no sólo ofrecen mayor visibilidad sobre cómo se hace el trabajo, sino que servirá como base para la medición, evaluación, rendición de cuentas y la mejora continua.

2. Proceso de medición del desempeño y el establecimiento de objetivos. Con los datos correctos, los equipos de gestión de procesos pueden cuantificar los niveles de desempeño, y establecer metas significativas y los objetivos para la mejora. A su vez, los equipos de gestión de procesos pueden trabajar para determinar los factores que influyen en el rendimiento del proceso, e identificar las áreas funcionales y sub-procesos de mayor impacto en los resultados. Un subconjunto de estas medidas puede servir como panel de control o proceso de revisión por los miembros del equipo sobre una base regular.

3. Proceso de análisis. A fondo, una evaluación basada en los hechos de un proceso les permite a los equipos identificar la causa raíz de un complejo-y quizás menos obvio- problema de un proceso y sus modos de falla. Cuando el vínculo con la estrategia es claro, y cuando está armado con la información adecuada, los equipos de gestión de procesos pueden llegar a ser la autoridad principal para la toma de decisiones informadas e inteligentes respecto a dónde y cómo se aplican mejor los recursos de mejora para el máximo impacto en el rendimiento.

4. Proceso de evaluación de riesgo. Los equipos de gestión de procesos necesitan entender y cuantificar los riesgos para la consecución de las metas y objetivos del proceso. Además de la contabilización de los riesgos operacionales, los equipos de gestión de procesos deben mantenerse alertas a otros aspectos críticos de riesgo, tales como los financieros y los riesgos de cumplimiento. Herramientas de análisis como los análisis de los modos de falla y sus efectos (AMFE) pueden ayudar con la evaluación del riesgo.

5. La selección de proyectos y la gestión. Una responsabilidad clave de los equipos de gestión de procesos es patrocinar, lanzar y gestionar proyectos de mejora. Es muy probable que los equipos de gestión de procesos excepcionales ejecuten y administren un conjunto de esfuerzos de mejoras actuales y a menudo integrados, centrados en pocos resultados críticos del negocio.

6. Obtención de los cambios. Casi siempre los procesos de cambio requieren cambios en el comportamiento de la gente-a veces cambios drásticos de lo que se practicaba en el  pasado. Esto se convierte en un desafío cuando se trata de conseguir cambios y mejoras permanentes, requiriendo de los equipos de gestión de procesos particularmente a preocuparse por a sustentabilidad de la mejora. El éxito requiere dar seguimiento a los nuevos procedimientos y comportamientos para asegurarse de que hayan sido comprendidos y adoptados por los miembros como se espera que se lleven a cabo.

7. Aprovechando las mejores prácticas. Los equipos de gestión de procesos pueden lograr avances en áreas de proceso que son muy similares, o, a veces incluso idénticas, a los que residen en otros elementos geográficos o de organización de la misma empresa. Al trabajar con otras unidades de negocio a través de sus organizaciones, los equipos pueden identificar y capitalizar las mejores maneras de trabajar y aprovechar sus mejores prácticas locales de manera más amplia.


Victor Cascella is el director gestión de procesos empresariales en MedImmune en Gaithersburg, MD.  Obtuvo su MBA de California Lutheran University en Thousand Oaks, CA y un bachillerato en ingeniería de la University of Missouri, Rolla. Es socio de ASQ.


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