2018

Volviendo a los Fundamentos

Gerenciamiento de Partes Interesadas 101

Crear un cambio duradero considerando aquellos más afectados e influenciados

Por Philip J. Kangas

Por definicion, Six Sigma y lean Six Sigma requiere del apoyo y liderazgo de la alta dirección. Sin embargo, una causa principal de falla en los proyectos de Six Sigma o Lean es la falta de atención de aquellos que pueden influenciar en la implementación y mantenimiento de mejoras en el proceso.

Una exitosa eliminación de desperdicios y la reducción de la variación por consiguiente requieren un cambio en la manera de considerar el tema por parte de la dirección que involucre a aquellas partes interesadas a lo largo del proceso. Implementando bisagras de cambio duraderas adoptadas por los grupos e individuos a lo largo de la cadena de valor. La piedra angular de un abordaje comprensivo del cambio es el gerenciamiento de las partes interesadas.

El primer paso en el gerenciamiento de las partes interesadas es identificar a aquellos individuos y grupos que afecten el proyecto de mejora de proceso. Para identificar una lista entendible de las partes interesadas, el equipo del proyecto debe evaluar toda la cadena de valor del proceso. El equipo debe evaluar las partes interesadas en función de su influencia en el resultado del proyecto, hasta que punto son impactados por el proyecto (su interés) y sus actitudes hacia el proyecto.

El equipo puede aplicar evaluaciones numéricas o simplemente puede ponderar cada uno como alto, medio o bajo para la influencia e interés de la parte interesada. Para las actitudes, el equipo puede identificar si las partes interesadas toman parte (+), son neutrales (0) o son detractores (-), o usando la codificación verde, amarilla y roja. La Figura 1 ilustra este abordaje común a la valoración de las partes interesadas.

El equipo puede usar estas valoraciones para el análisis graficando cada parte interesada en una matriz 2×2. Las partes interesadas en el cuadrante superior derecho tendrán más interés en el proyecto y posee el mayor poder de influencia en el resultado del proyecto. El equipo debe buscar que este grupo adopte y lo haga propio a través de la comunicación enfocada. Las valoraciones de las partes interesadas ayudarán a informar un plan de comunicación eficaz que reconoce que cada grupo tendrá la información diferente de acuerdo a sus necesidades (vea la Figura 2).

Además, la identificación de la actitud de las partes interesadas es útil para la planificación del gerenciamiento de riesgo. Cada individuo o el grupo califica a tener actitudes negativas o neutras hacia las obligaciones potenciales actuales del proyecto. El equipo debe priorizar las partes interesadas que no apoyan el proyecto y quienes tienen la gran influencia. Dialogar con estas partes interesadas por anticipado reducirá los riesgos del proyecto.

Comprometa a los que apoyan

El análisis de las partes interesadas es muy eficaz cuando conduce a acción. El equipo debe usar este abordaje de la evaluación para comprometer a los que apoyan al proyecto. Los que apoyan son los partidarios con alta influencia y se interesan en el proyecto. El equipo debe desplegar a aquellos que apoyan para influir en esos grupos cuya actitud pueda ser neutra o incluso pueda ser negativa para con el proyecto.

Los gerentes de proyecto son finalmente responsables por el proyecto. Esta responsabilidad, sin embargo, no significa que estos individuos son capaces de influir por sí solos sobre todas las partes interesadas impactadas. Identificar aquellos influyentes e interesados de un equipo proporcionará importantes aliados para conducir el proyecto al éxito. La Figura 3 ilustra el proceso de compromiso y apoyo de las partes interesadas.

Las perspectivas de las partes interesadas, la involucración y habilidad de ejercer la influencia pueden cambiar a lo largo de la duración del proyecto. Los equipos de proyecto de Six Sigma y Lean no sólo deben identificar las partes interesadas en la fase de planeamiento del proyecto, también periódicamente a lo largo del proyecto. La Figura 4 enfatiza que el análisis de las partes interesadas apunta para cada una de las fases del proyecto planificar, medir, analizar, mejorar y controlar.

Un análisis formal periódico de las partes interesadas ayudará al equipo del proyecto en el abordaje correcto de la comunicación efectiva, en la mitigación de riesgo y en el compromiso de las partes interesadas a lo largo del proyecto. A cada nueva fase del proyecto, el equipo debe volver a considerar el análisis las partes interesadas, hacerlo ayudará en la guía de decisiones tácticas para comprometer la parte interesada clave en el apoyo a las metas del proyecto.

Las Organizaciones gastan millones de dólares cada año en proyectos destinados a eliminar el desperdicio y reducir la variación a través del rediseño del proceso. Muchos de estos proyectos, sin embargo, fallan en producir un cambio duradero. Un activo gerenciamiento de las partes interesadas permitirá a estos proyectos aumentar al máximo el retorno de inversión a través de una comunicación dedicada, la mitigación del riesgo y el compromiso y apoyo de las partes interesadas para conducir el proyecto hacia el éxito.


Philip J. Kangas es director Global de Thornton’s Global Public Sector. Obtuvo la maestría en administración pública en Syracuse University’s Maxwell School of Citizenship and Public Affairs en Nueva York. Kangas es miembro Senior de ASQ y Six Sigma Black Belt certificado por ASQ.


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