2012
VOLVIENDO A LOS FUNDAMENTOS
Gráfico que Habla
Use una tabla para evaluar la eficacia y la eficiencia del proyecto
por Denis Leonard
hay muchas maneras para determinar cuan exitoso es un proceso o proyecto. Estos métodos implican habitualmente indicadores detallados y pueden incluir la reducción del tiempo de ciclo, el número de etapas del proceso y la satisfacción del cliente. Sin embargo, mientras más proyectos de mejora hay, más difícil es vigilar su progreso, especialmente en relación a otro y en un alto nivel.
Una forma de evaluar y vigilar, ya sea un proceso o proyecto es simplemente evaluar su nivel actual de eficacia y eficiencia. QP define eficacia como "el estado de haber elaborado algo decidido u obtener el efecto deseado," y la eficiencia como "la proporción de la producción total a la entrada en un proceso."1 ISO 9000 define la eficacia como "la medida en que se realizan las actividades previstas y los resultados logrados y previstos," y la eficiencia como "la relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados."2
Es la combinación de estos indicadores que representa el resultado ideal y proporciona una evaluación integral.
Usando estos conceptos de eficacia y eficiencia, fue desarrollado (véase el cuadro 1) un gráfico que permite evaluar sencillamente a cada uno. Este gráfico utiliza la satisfacción del cliente para evaluar la eficacia y los recursos para evaluar los niveles de eficiencia. Esto fue utilizado para ayudar a determinar en que procesos enfocarse para mejorar en asociación con otras herramientas y factores determinantes. El gráfico ayudo a un grupo a tomar decisiones rápidamente, visualizar los resultados y comparar los procesos de manera simultánea.
Cada uno de los ejes del gráfico se evalúa individualmente- todos los resultados juntos determinan el nivel combinado de la eficacia y la eficiencia. Las observaciones detalladas se centran en el grado en que los requisitos específicos de cada cliente son cumplidos y el nivel de defectos y el tiempo del ciclo en cuestión. Opuestamente a estos comentarios se encuentran las consideraciones de alto nivel que actúan como guía para evaluar la eficiencia y eficacia de los distintos niveles de satisfacción.
El gráfico permite visualizar en que estado se encuentra un proceso o proyecto. Aquellos que caen en la zona verde son altamente eficaces y eficientes. Los de la zona amarilla alcanzan niveles satisfactorios, pero tienen oportunidades de mejora. Los de la zona roja necesitan mejorar debido a sus bajos niveles de eficacia y eficiencia, o pueden estar fuera de equilibrio. Esto significa un proceso que puede superar las expectativas de los clientes a pesar de estar plagado de defectos y consumir largos e impredecibles ciclo de tiempo. En la situación opuesta, un proceso altamente eficiente con cero defectos y corto, con ciclos de tiempo previsibles, pueden ser ideales para el proceso de fabricación, pero no cumple con los requisitos del cliente. La satisfacción del cliente y otras cuestiones fundamentales fallan, lo que significa que habrá rechazos, re trabajos y costos de rediseño.
El proceso de utilizar este gráfico de evaluación puede ser de utilidad en la generación de grupos de discusión y consenso. También crea un sentido de orientación y coordinación con respecto a una serie de proyectos o procesos para la identificación de oportunidades de mejora.
Referencias
- QP Staff, "Quality Glossary," Quality Progress, June 2007, pp 39-59.
- International Organization for Standardization, ISO 9000: Quality Management Systems, Fundamentals and Vocabulary, www.iso.org/iso/catalogue_detail.htm?csnumber=42180.
Denis Leonard es Presidente de Business Excellence Consulting en Bozeman, MT. Leonard es co-autor de el libro de ASQ Quality Press, The Executive Guide to Understanding and Implementing the Baldrige Criteria. Es Socio Senior de ASQ y es Gerente de Calidad Certificado, Auditor de Calidad Certificado y Six Sigma Black Belt Certificado de ASQ.
