2019

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Una Reconocimiento a la Documentación

Seis maneras en que la documentación envuelve completamente un proceso de calidad

por Dan Domalik

¿No es mas importante completar la tarea que completar el papeleo? ¿Por qué las organizaciones gastan tiempo y valiosos recursos en generar y mantener el papeleo de sus sistemas?

Los profesionales de Calidad están acostumbrados a oír, y, a veces, a formularse estas preguntas. Indagar por la documentación de calidad del proceso con frecuencia resulta en respuestas acerca del papeleo burocrático o el tiempo que esto demanda.

En muchos casos, la distinción entre el papeleo innecesario y la documentación importante no es nada más que la actitud tomada respecto a este tema. La distinción se vuelve evidente cuando se trata de encontrar la documentación fundamental para resolver una controversia o un reclamo legal.

En HDR Engineering Inc, una empresa consultora de ingeniería y arquitectura, los profesionales reconocen el valor de documentar sus actividades técnicas. Los siguientes son los beneficios clave que HDR ha identificado para ayudar a los profesionales a entender la importancia de la documentación en un proceso de calidad integro:

  1. Responsabilidad: Si un proceso requiere documentación, es lo más probable que suceda. Muchos procesos de calidad requieren de algún tipo de documentación para iniciar la siguiente fase. Completar la documentación se convierte en la clave para abrir la puerta al siguiente paso.

    Por ejemplo, un contrato no podrá ser firmado hasta que se haya formalizado un análisis documentado de las condiciones del contrato.

  2. Integridad: Si se incorporan a un proceso de calidad formularios o listas de control, tales herramientas sirven de guías para asegurar que se sigan todas las etapas del proceso. La documentación adecuada debería estar directamente orientada al proceso para que este sea completado.

    Un ejemplo: Un revisor podría sentirse tentado de acortar el camino definido en el proceso de control de calidad para acelerar la presentación de un informe. Pero si la documentación de la revisión es necesaria, el revisor tendrá que realizar todas las tareas requeridas para que tal documentación se genere.

  3. Consistencia: Las personas pueden tratar de completar una determinada tarea en una variedad de formas. Esto podría ser aceptable en algunas situaciones, pero en muchos casos un enfoque coherente crea la eficiencia necesaria para la organización. Si la forma de la documentación generada está estandarizada, los procesos utilizados para generar la documentación también han sido normalizados.

    Esto asegura que las revisiones se realicen de forma más coherente por todos en la empresa. La sede corporativa es entonces capaz de combinar y analizar más fácilmente los datos consolidados.

  4. Puntualidad: Saber que un formulario o documento debe estar firmado y fechado, de acuerdo con un calendario especifico alienta al cumplimiento de ese calendario. Cuando los plazos son importantes, la documentación es importante.

    Por ejemplo, si los empleados tienen la obligación de presentar los resultados financieros a la sede central a finales de cada mes, ellos tomaran las medidas necesarias a nivel local para recopilar y documentar la información en los tiempos adecuados.

  5. Comunicación: La documentación mejora el flujo de comunicación entre los miembros del equipo. El correo electrónico e Internet han aumentado la velocidad y la flexibilidad de las actividades de proyecto, por lo que aumentó la necesidad de documentación.

    Un ejemplo: Las personas que no participaron en una reunión del equipo debido a viajes de negocios pueden revisar rápidamente los resultados de la reunión si las minutas de reunión fueron documentadas minuciosamente y puestas a disposición en formato electrónico.

  6. Registro: Un registro documentado de las decisiones o acciones tomadas puede cubrir brechas proporcionando información necesaria años más tarde, e incluso respaldar al equipo y sus dirigentes.

    Por ejemplo, un contratista que hace un reclamo de un error de diseño puede provocar una investigación sobre el proceso de diseño. Si se conservan registros válidos de las reuniones mantenidas y las decisiones adoptadas, los registros serían inestimables en la respuesta a las sucesivas investigaciones.

Los beneficios de la documentación enumerados anteriormente pueden citarse como el valor del papeleo. La finalización de la tarea en sí es importante, pero si se requiere documentación y aún no esta hecha, la tarea no ha concluido. Hacer y documentar son las actividades complementarias y necesarias más útiles en la mayoría de los procesos de calidad.


DAN DOMALIK es auditor interno lider en HDR Engineering Inc. en Pittsburgh. Obtuvo su maestría en ingeniería civil en la Pennsylvania State University y obtuvo un MBA de Tepper School of Business, Carnegie Mellon University, Pittsburgh. Domalik es miembro Senior de ASQ, y es auditor certificado de calidad y Gerente de Calidad certificado.



I am a Quality Manager since 4 years ago and this is the first time where I found a good article that explains clearly the value of the documentation. Congratulations! and Best Regards.
--Alejandro Mier, 06-16-2008

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