2019

VOLVIENDO A FUNDAMENTOS

¿Es solo papeles?

por Carol Mahoney

Cuando era adolescente, mi madre me dio un diario y un pequeño consejo: “Di lo que piensas, pero ten cuidado con lo que escribes.” Ella se estaba refiriendo a la permanencia de las palabras escritas y el daño que podemos causar escribiendo sin cuidado. Me acorde de ese hecho el otro dìa cuando oì por casualidad un comentario que detuvo mis pasos: “Es sólo papeles.”

¿Sólo papeles? ¿Entonces por qué nos molestamos en poner las cosas por escrito? ¿Por qué ISO 9001 exige de un procedimiento para controlar documentación y datos? ¿Por eso, la humanidad desarrolló lenguajes escritos?

Para entender la necesidad del control de documentos empecemos entendiendo la necesidad de los documentos. Ponemos las cosas por escrito por muchas razones. Aquì hay algunas de ellas:

A tìtulo informativo: Algunos de los documentos más antiguos no fueron escritos en papel sino sobre piedra, y las pictografìas formaron los primitivos lenguajes escritos. El paso del búfalo a través del cañón en esa dirección”, marcado con los sìmbolos gráficos, indicó a otros cazadores dónde encontrar comida. En la Europa medieval, al crecer el comercio en los mercados del pueblo, señales que describìan comida o bebidas informaron a los viajeros dónde podrìan comer y descansar. Durante el Renacimiento, cuando los plebeyos comenzaron a aprender a leer y escribir, se reemplazaron los pregoneros del pueblo con carteles y posteriormente con los periódicos. Desde el principio, los documentos han sido utilizados para impartir información.

Para formalizar: Los Reyes y Papas emitieron proclamas por escrito, dándoles mayor credibilidad. Se estandarizaron los ritos religiosos cuando fueron documentados. Los contratos y acuerdos de paz se pusieron por escrito, haciéndoles oficiales. Hoy se documentan regulaciones, normas, polìticas gubernamentales y procedimientos son documentados mediante su impresión.

Para certificar: A lo largo de estas lìneas, los documentos son utilizados para conceder autenticidad y veracidad a eventos especìficos o para proporcionar convicción de que determinadas normas han sido cumplidas. Cartas de recomendación que sirven como referencias durante búsquedas de empleo. Los certificados de matrimonio significan una nueva relación legal. Los certificados sanitarios de alimentos muestran que determinado restaurante ha pasado la inspección. Los diplomas certifican el logro de ciertos niveles educativos.

Para recordar: El desarrollo de la escritura permitió a la humanidad registrar su historia oral. La Biblia, por ejemplo, contiene una extensa genealogìa de Jesús, estableciendo que provenìa de la descendencia de David. Cada cultura tiene tradiciones orales, mitos, folklore y canciones que fueron puestas por escrito para ser pasadas a generaciones futuras. En la actualidad, médicos y hospitales conservan archivos médicos para preservar información importante de los pacientes. Los gerentes de proyecto escriben sus informes sobre lo que hicieron y aprendieron, proporcionando una referencia futura que se vuelve parte de la historia de su organización. Las actas de reuniones, listas, tablas, resultados de ensayos y experimentos, y las notas de conferencias son escritas con el propósito de recordar.

Para demostrar: Nosotros registramos tìtulos para documentar que somos propietarios de propiedades, como bienes raìces y automóviles. Guardamos recibos y otros registros financieros para demostrar compras, garantìas, deducciones de impuestos, informes anuales y cumplimiento a las regulaciones. Llevamos pasaportes y la licencia de conducir para demostrar nuestra identidad. Llevamos tarjetas que demuestran que nosotros tenemos seguro, que somos miembros de alguna organización, registro de votante o entrenamiento en RCP. En el trabajo completamos listas de verificación y otros formularios que se transforman en registros que proporcionan evidencia de que nosotros hicimos lo que se nos requirió.

Para planear: En batallas militares, la preparación de planes de emergencia, estrategias comerciales e itinerarios simplemente son algunas de las cosas que documentamos por adelantado. Escribir mientras planeamos nos ayuda a pensar. Escribiendo nuestros planes nos ayuda a hacerlos reales y nos motivan para tomar acciones para alcanzar nuestras metas. En cualquier campo profesional, como la planificación financiera, la planificación de una boda e incluso la planificación de un funeral, se desarrolla para ayudarnos a documentar que es lo que queremos lograr y cómo esperamos lograrlo.

Para instruir: Con la invención de la imprenta aparecieron catecismos grandes y pequeños con el propósito de brindar adoctrinamiento religioso a los creyentes y a sus niños. Antes de que la educación pública estuviera disponible en este paìs, en la ausencia de libros de texto, los niños aprendìan a menudo a leer usando Biblias, Torahs, libros de salmos o libros de oraciones. Pidiendo prestado al ejército, los gerentes comerciales hoy escriben a menudo los procedimientos operativos normalizados, o instrucciones de trabajo, para entrenar a sus empleados en los métodos establecidos para desarrollar sus tareas asignadas.

Entendiendo cómo usamos los documentos-y por qué- nos ayuda a verlos como información, no sólo como papeles. Los documentos proporcionan información que construyen el conocimiento si son bien manejados o pueden conducir a malas interpretaciones y a veces a errores costosos si no son bien administrados. La base del conocimiento de una organización es un recurso valioso, pero su valor depende de la calidad de la información contenida en sus documentos.

El control de los documentos mientras están vigentes, como lo requiere ISO 9001, crea responsabilidades y obligaciones para mantener la exactitud de esa información.

“¿Sólo papeles?” Di lo que piensas. Pero la próxima vez que estés esperando en la ventanilla de registro del aeropuerto para recibir tu boleto de embarque, recuerda que podrìa ser más que sólo un papel que está entre tú y ese avión. Y te alegraras si lo tienes por escrito.


CAROL MAHONEY es representante ISO de la dirección, obtuvo su certificación de Seis Sigma Green Belt en la planta industrial de Midwest y es miembro de ASQ. Graduada en Ciencias de la Educación con orientación en Historia de la Universidad de Minnesota y enseñó en un distrito suburbano durante varios años. Actualmente, coordina el sistema de gestión de la Calidad ISO de su compañìa y dirige proyectos de mejora Seis Sigma.


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