2019

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Mejores Prácticas en Auditorias

por Anil Gupta

Las organizaciones llevan a cabo auditorias para evaluar un proceso del negocio y evaluar la capacidad del proceso para cumplir los requisitos internos y externos. También utilizan las auditorias para implementar la mejora continua. Las auditorias internas y a proveedores le permiten a la gerencia:

  • Enterarse de problemas potenciales antes de que se conviertan en situaciones más serias.
  • Identificar puntos falibles en un proceso para que las jerarquìas involucradas puedan implementar acciones correctivas a tiempo.
  • Determinar la eficacia de controles dentro del proceso.

Auditorias a Proveedores: Las organizaciones auditan a sus proveedores para asegurar que los procesos internos del proveedor se adhieren a un modelo de sistema de calidad definido. Los proveedores estratégicos son auditados generalmente una vez al año. Sin embargo, quienes continúan teniendo bajos indicadores de calidad, son auditados con más frecuencia. Las organizaciones utilizan los resultados de las auditorias para identificar falencias en procesos, entrenamiento o documentación que afectan los indicadores de calidad de sus proveedores. Entonces se solicita a los proveedores que resuelvan sus falencias dentro de un tiempo ya determinado.

Auditorias Internas: Las auditorias internas forman parte del proceso de acciones correctivas y preventivas de las organizaciones. Estas auditorias son una fotografìa instantánea del ambiente actual, mapean el proceso de acuerdo a especificaciones definidas e identifican no conformidades. Las no conformidades son las informaciones con las que se alimenta al proceso de acción correctiva que recomienda acciones y soluciones especìficas. Este proceso también verifica si estas acciones han sido implementadas y si fueron eliminadas las causas raìz de las no conformidades originales.

En organizaciones que conducen auditorias internas, los responsables del proceso pueden contestar claramente estas preguntas:

  • ¿Están claramente definidos los procesos e indicadores para que la auditoria interna pueda detectar sin ambigüedades las no conformidades?
  • ¿Cómo incorpora el proceso de auditoria los resultados de auditorias anteriores para acompañar el progreso de no conformidades previamente detectadas?
  • ¿Qué proceso se utiliza para identificar causas raìz de potenciales no conformidades en manera oportuna? ¿Son tomadas acciones correctivas para eliminar tales causas raìces?
  • ¿Cómo son reportados y analizados los datos de acciones correctivas y preventivas?
  • ¿Cómo reciben los empleados información acerca de sus no conformidades respectivas?

Pasos fundamentales:

La auditoria interna o de proveedor es más exitosa cuando un auditor puede completar estas cinco actividades:

  1. Agenda de la auditoria: Enumera las fechas de la auditoria, el nombre de la persona que conducirá la auditoria, los procesos complejos incluidos en la auditoria y el tipo de recursos y documentos necesarios que debe tener disponible el responsable del proceso al momento de la auditorìa.
  2. Plan de auditoria: El plan detalla el alcance, los objetivos y la agenda de una auditoria. Propor-ciona una cronologìa de la auditoria desde comienzo a final e indica especìficamente que procesos y subprocesos serán auditados, cuando serán auditados y quién realizará la auditoria.
  3. Gerenciamiento de auditoria: El auditor lìder dirige el proceso total. Maneja y comunica cual-quier cambio en el plan de auditoria, comunica el progreso a las jerarquìas apropiadas, asegura el cumplimiento del horario, repasa todas las no conformidades para asegurar su lógica, validez y claridad, resuelve conflictos constructivamente y asegura que la auditoria sea conducida profesional y positivamente.
  4. Informe de auditoria: Las personas apropiadas reciben una copia de las observaciones es-critas de la auditoria y una lista de no conformidades. Estos informes forman la base de la discusión de los resultados de la auditoria.
  5. Auditoria de Verificación: El gerente del proceso responde a las no conformidades de la auditoria en una fecha ya convenida. Su respuesta incluye una investigación de la causa raìz, una propuesta de acción correctiva y una fecha de implementación. El auditor lider posteriormente revisa la respuesta para determinar si la investigación y las acciones correctivas propuestas son adecuadas. Si el auditor lìder opina que la respuesta es inadecuada, puede rechazarla y solicitar una nueva propuesta. La segunda etapa de la verificación ocurre cuando el responsable del proceso notifica al auditor lìder que la acción correctiva se implementó. En este momento, el auditor verifica la implementación y que la causa raìz de la no conformidad original se haya eliminado.

Los programas de auditoria más acertados automatizan estos cinco pasos asì que son fácilmente repetibles. La gerencia del sistema de calidad puede ayudar a implementar los pasos y asegurar que la administración de auditorias sea ejecutado como un ciclo de lazo cerrado -- un proceso de fin a fin que se prolonga desde la gestión de la auditoria pasando por las acciones correctivas hasta la gestión del control de cambios.1

Las organizaciones que aplican las mejores prácticas de auditoria se direccionan correctamente para lograr impresionantes resultados de negocios.


NOTA

  1. ANSI/ISO/ASQ QE19011S-2004 es una buena fuente para pautas adicionales en procesos y etapas de auditoria interna y de proveedores. Para más información, visite http://qualitypress.asq.org/perl/catalog.cgi?item=T19011S.

ANIL GUPTA es Vice Presidente de Marketing en MetricStream en Redwood Shores, CA. Es también investigador consejero de Performance Gerencial en IT en Ventana Research en San Mateo, CA. Gupta obtuvo su MBA en operaciones de University of Santa Clara, CA., y es miembro de ASQ.


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