Trazo De Proceso Simple

Este acercamiento le ayudará fácilmente a identificar las áreas para la mejora

por T. Gourishankar

Las organizaciones tradicionales construidas en líneas funcionales sufren de un síndrome del silo. Cada función o departamento actúa como un silo en donde sus resultados se botan por encima de la pared a la siguiente función. Tal arreglo puede hacer operaciones eficientes dentro de cada departamento pero obstaculiza resultados entre el departamento y sus clientes internos y externos.¹ Es seguro de que habrá desconexiones o traslapa entre los procesos sucesivos.

Para ayudar a revelar estas anomalías en su organización, usted puede conducir un ejercicio trazando un proceso. No se sorprenda si usted encuentra algunos esqueletos acechando entre los pasos de su proceso.

Trazando el proceso es una manera organizada de registrar todas las actividades realizadas por una persona o máquina, con un cliente o en los materiales, y puede ser realizado para procesos de fabricación y los que no son de fabricación. El ejercicio le ayudará a identificar oportunidades de la mejora en calidad, la duración de ciclo, el despliegue de la capacidad y de la mano de obra, redundancia y la eliminación de desperdicio. Todas las actividades en cualquier proceso se pueden agrupar en seis categorías: la operación, transporte, retrasos, inspección, almacenaje y redundancia. (véase la figura 1).²

¿Cómo se realiza el trazo de proceso?

Aunque hay varias maneras de trazar procesos, el acercamiento siguiente es eficaz en la mayoría de las situaciones:

1. Defina el objetivo del ejercicio trazo de proceso.

2. Estudie la organización y su negocio

3. Identifique los clientes externos dominantes y las entradas críticas, tales como materia prima y recursos humanos.

4. Identifique los procesos macro de la organización, incluyendo ventas, la fabricación y la ingeniería.

5. Estudie cada proceso macro. Este seguro de tener presente:

• El principio y el final de cada proceso.
• Los clientes internos y externos para cada proceso macro.
• Cualquier proceso secundario.
• La secuencia de actividades en cada proceso secundario.
• La categoría en que cae cada actividad (véase la figura 1).
• Todas las actividades evidentes que no agreguen valor.
• Cualquier oportunidad de reducir duraciones de ciclo, la redundancia, el desperdicio y la mano de obra.

6. Genere ideas en grupo para buscar oportunidades de mejoramiento.

La salida de un ejercicio trazo de proceso se presenta como un organigrama u hoja de trabajo (véase el cuadro 2). Después de que usted prepare el organigrama, usted debe buscar oportunidades de mejoramiento dentro del proceso. Durante esta parte creativa del análisis de proceso, usted debe preguntar el que, cuando, quien, dónde y cuánto tiempo, y desafíe cada uno de los pasos en el proceso. Quizá puede haber todavía una manera mejor, pero alguien tiene que pensar en ella.³

REFERENCIAS

1. J.M. Juran y Frank Gryna, Quality Planning and Analysis, cuarta edición, McGraw-Hill, 2000.

2. Lee J. Krajewski y Larry P. Ritzman, Operations Management: Strategy and Analysis, sexta edición, Prentice Hall, 2001.

3. Ibid.

BIBLIOGRAFIA

Universidad South Bank website en www.sbu.ac.uk/image/Process_mapping/Process_mapping.htm.

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T. GOURISHANKAR es un consultor en administración de empresas independiente en Chennai, India, especializándose en la mejora de proceso de negocios. Él ganó un diploma en la ingeniería industrial de la universidad de ingeniería regional en Warangal, India. Él es también un miembro de ASQ y esta certificado como gerente de calidad.