2014

Selección y Mantenimiento de un Proveedor

Que tan lejos va depende de la asociación de costo, producción y riesgo

Por Dennis R. Arter

Las compañías en EE.UU. utilizan leyes gubernamentales y requisitos de contrato para seleccionar proveedores y controlar su funcionamiento. Para controlar los productos y servicios comprados, las compañías deben definir totalmente sus requisitos hacia los productos o funciones, seleccionar al proveedor que acepte sus requisitos y asegurarse de que el proveedor continúe funcionando bien.

Todos los proveedores no tienen la misma importancia al éxito de su compañía. Proveedores "fabulosos" son los que necesita para sobrevivir. Quizá ellos sean los únicos que hacen los componentes que usted necesita o tiene la herramienta y tecnología que usted no tiene. Los proveedores "importantes" son reemplazables, pero solo a base de gran trabajo y esfuerzo. Puede funcionar sin ellos pero prefiere no tener que buscar nuevos proveedores. Sus proveedores "comerciales" proveen productos y servicios comprobados a usted y a otros. Estas comodidades son disponibles fácilmente y la competencia mantendrá la calidad alta.

Requisitos para proveedores

De acuerdo a la ley de contrato, compañías deben de definir requisitos en una manera formal. Es muy común utilizar una orden de compra (Purchase Order o PO) para definir los requisitos. Un PO contiene requisitos técnicos, criterios de aceptación, y requisitos de sistemas de calidad. También especifica el precio que la compañía esta dispuesta a pagar, la cantidad que necesita, y fecha y lugar de envió. Si el vendedor acepta, se considera un contrato legal.

Requisitos técnicos y criterio de aceptación le informa al proveedor lo que una compañía necesita y que tan bueno debe de ser. Estas son contenidas en dibujos de diseño y especificaciones. Si utiliza diseños de normas de calidad en sus componentes, puede utilizar normas nacionales o internacionales para los requisitos. Le ahorra tiempo y dinero y resulta en menos errores.

Requisitos de sistemas de calidad le dicen al proveedor que tipo de controles deben de mantener cuando las partes se están fabricando. De nuevo, podemos especificar el uso de normas internacionales, nacionales o de industria.

Muy seguido, el proveedor es pequeño y el riesgo de fracaso es bajo. Entonces estas normas internacionales, nacionales y de industria pueden ser muy complicadas y especifican mas control del necesario. En este caso, identifique los sistemas de calidad críticos para el éxito, póngalos en una pagina e incluya esta pagina como parte del PO (orden de compra).

Existen ocasiones en las cuales no se necesita especificar un sistema administrativo de calidad. Cundo ordene productos de un catalogo, las practicas normales del proveedor son suficientes.

Selección del proveedor

La dificultad o facilidad de la selección de un proveedor depende en el costo y riesgo asociado con los servicios y productos que esté comprando, y también depende de cómo estos productos y servicios son producidos. En el lado fácil, observe un producto en un catalogo y examine la descripción. Si satisface sus necesidades, cómprelo utilizando un PO.

En el lado difícil, puede utilizar el proceso en el cual se hace una oferta si existen varios proveedores de donde escoger. Envié una 'propuesta de requisito' a proveedores potenciales. Los proveedores analizarán sus necesidades y enviaran una oferta enseñando lo que pueden hacer y lo que costara. Compare las ofertas de varios proveedores y seleccione la mejor.

Yendo un paso mas lejos, puede preguntarle a su potencial proveedores que contesten una lista de preguntas. Las preguntas deben de indagar acerca de la organización, los procesos utilizados y controles de gerencia que existen. Estos cuestionarios pueden ser útil para los dos equipos si se mantienen razonablemente cortos (máximo 10 paginas).

La más compleja y cara forma de seleccionar un proveedor es haciendo una encuesta local. Varias personas de su compañía pueden visitar al proveedor y examinar sus procesos técnicos y maquinaria. Observe el diseño y analice el sistema de calidad que utilizan. Estas encuestas locales son caras, pero le darán confianza de que el proveedor puede satisfacer sus necesidades.

Mantenimiento del proveedor

Compañías usualmente requerían un certificado de conformidad por todas las piezas recibidas. Este indicaba que la pieza satisfacía todos los requisitos de forma, ajustamiento, y función. Desgraciadamente, estos certificados muchas veces eran firmados sin que las piezas hubieran sido revisadas. Hoy día, solo es requerido un certificado de conformidad por las piezas más importantes.

Una variación del certificado de conformidad es el certificado de sumisión. Este documento indica que la pieza satisface todos los requisitos físicos y que fue echo de acuerdo a las reglas. Este certificado es necesario para todas las piezas usadas en naves espaciales y plantas nucleares, pero es demasiado para piezas usadas en una alberca de nadar.

Muchas compañías les piden a sus proveedores que envíen gráficos de barra estadísticos con las piezas. Estos gráficos enseñan variación en el proceso y pueden ser útiles al cliente porque demuestran si existe cualquier variación en el proceso de material o de calidad.

Visitas locales son otra manera de controlar a los proveedores. Una o dos veces por año, sus propios técnicos expertos pueden visitar al proveedor para discutir problemas o asuntos técnicos. Estas son visitas amigables diseñadas para ayudar a los dos equipos.

También puede conducir con rutina una auditoria a sus proveedores. Los proveedores importantes quizá necesiten una auditoria una vez al año. Los menos importantes quizá necesiten auditorias cada dos o tres años. De nuevo use costo, producción y riesgo para escoger a que proveedores auditar.

Para mas información

La norma ISO 9001:2000 contiene requisitos básicos para controles de compras, y ISO 9004:2000 provee guía más avanzada. También, envolverse con la división de ASQ - Customer Supplier División es tremendo para conocer a otros y aprender sobre provisión de cadena administrativa (suply chain management).


DENNIS R. ARTER es un asesor y entrenador en auditorias de calidad en Kennewick, WA. Obtuvo un bachillerato en Química de la Universidad de Illinois--Champaign-Urbana. Arter escribió Quality Audits for Improved Performance publicado por ASQ Quality Press. Es miembro fellow de ASQ y un auditor certificado de calidad.

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