Separe los Pocos Vitales de los Muchos Triviales

Un diagrama Pareto puede ayudar a decidir que esfuerzos de mejoramiento hacer primero

por Melissa G. Hartman

Diagramas Pareto depictan graficamente datos categoricos. El diagrama Pareto es una gráfica tipo barra, y cada barra representa una categoría. Las barras son alineadas en orden descendiente de izquierda a derecha. La barra a la izquierda representa la categoría con el valor mayor y la barra en la derecha representa la categoría con el valor menor. La barra más alta siempre se encuentra en la izquierda y la más pequeña a la derecha.

Diagramas Pareto estan basados en el principio de separar los pocos vitals de los muchos triviales. Este principio Pareto fue creado por Joseph Juran basado en el trabajo del economista Italiano Vilfredo Pareto (1848-1923). Pareto determinó que el 85% de la riqueza en Milan pertenecía al 15% de los ciudadanos. Similarmente, Juran observó que la mayoría de los efectos organizacionales resultan de solo unas pocas causas.

Hoy dia, el principio Pareto implica que el 80% de los problemas de proceso pueden ser responsables por el 20% de los factores de proceso. La premisa detras del diagrama Pareto indica que los esfuerzos de mejorar el proceso seran mas eficientes si las categorias en la izquierda (los pocos vitals) son resueltos primero. El orden alineado de las categorías simplifica la detección de los pocos vitales.

Siga estos simples pasos para construir un diagrama Pareto:

1. Decida que categorías seran usadas como agrupación tal como la cantidad de cada tipo de examenes de laboratorio o razones por la cual un paciente se cae.

2. Decida como medirá las categorías. Medidas comunes incluyen el número de ocurrencias en cada categoría o el costo total de las ocurrencias en cada categoría.

3. Recaude datos y coloquelos dentro de una de las categorías. Una semana, un mes, o un trimeste es generalmente usado como medida de tiempo para la colección de datos.

4. Entre las categorías, las cuentas y la frequencia cumulativa en una tabla o hoja de cálculo. Este es un paso de resumen que prepara los datos para el diagrama Pareto. Los datos en la Tabla 1 depictan la ocurrencia y el costo de las quejas de los huespedes en un hotel pequeño. Las siete categorías de quejas estan en la primera columna, el número de quejas en el mes mas reciente estan en la segunda columna, y el costo aproximado en resolver cada queja esta en la tercer columna.

5. Desarrolle el diagrama. Figura 1 demuestra las categorías de las quejas en grado de orden descendiente. El número de quejas esta en el axis a la izquierda. Un porcentage cumulativo de distribución--la linea que avanza hacia arriba desde la primera categoría--es escalado en el axis en la derecha. Esto enseña la proporción de el número total de las quejas acontadas por cada categoría agregada sucesivamente.

6. Interprete el diagrama. Las quejas mas frequentes que se enseñan en la Figura 1 son que el cuarto no esta surtido o que esta sucio. Estas dos categorías son responsables por casi 59% de el total de las quejas. Una acción apropiada en respuesta a esta información sería el investigar prácticas de limpieza e identificar oportunidades para estandarización y mejoramiento.

Sin embargo, si su meta es el reducir el costo total de las quejas, un diagrama Pareto puede proveer un perspectivo diferente. Calcule el costo total multiplicando el costo de cada queja por el número de ocurrencias. De acuerdo a la Figura 2, las quejas mas caras son de que los cuartos son muy ruidosos o de que no estan listos para cuando los huespedes llegan. Este diagrama requiere un tipo de respuesta diferente a la indicada en la Figura 1.

Diagramas Pareto son útiles en situaciones donde existen datos categoricales. Los diagramas son sencillos de desarrollar y proveen una poderosa perspicacia sobre los problemas organizacionales.

REFERENCIAS

1. Joseph M. Juran, Juran on Leadership for Quality (New York: The Free Press, 1989).

2. James R. Evans y William M. Lindsay, The Management and Control of Quality (Cincinnati: South-Western College Publishing, 1999).

3. Nancy R. Tague, The Quality Toolbox (Milwaukee: ASQ Quality Press, 1995).

MELISSA G. HARTMAN es profesora asistente en gerencias en la Universidad Baker de Estudios Graduados Profesionales en Overland Park, KS. Hartman es un socio Fellow de ASQ y esta certificada en calidad como gerente, ingeniero, auditor, e inspector mecanico.